Inventario en el comercio: qué exige la ley española.
El Código de Comercio le obliga a hacer inventario y le dice con qué frecuencia. Lo que no le dice — y aquí está la parte que casi nadie explica bien — es cómo debe contar físicamente su mercancía. Esta página reconstruye esa obligación artículo por artículo, señala dónde termina la ley y empieza la decisión operativa suya, y aclara el malentendido más repetido: el «inventario permanente» no es lo que muchos creen que es.
- La obligación: artículos 25 y 28 del Código de Comercio
- Frecuencia y plazos
- Por qué no hay un catálogo legal de métodos
- Cuánto tiempo hay que conservarlo
- PYMES: la simplificación que no toca el inventario
- Lo que se sabe — y lo que no — sobre el coste real
- Cómo transcurre el recuento en la práctica
- Cómo cambia la cuenta con RFID
- Preguntas frecuentes
La obligación: artículos 25 y 28 del Código de Comercio
Todo empresario debe llevar una contabilidad que permita elaborar periódicamente balances e inventarios, y llevar necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas anuales. Ese libro se abre con el balance inicial, recoge al menos trimestralmente los balances de comprobación y transcribe el inventario de cierre de ejercicio. La palabra «inventario» designa aquí ese libro — no, todavía, el recuento físico de la mercancía.
El artículo 25, apartado 1, del Código de Comercio, en la redacción dada por la Ley 16/2007, dice literalmente:
«Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios a partir de esta contabilidad. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.»
El artículo 28, apartado 1 — modificado por la Ley 19/1989 y, en su apartado 2, por la Ley 14/2013 — concreta qué entra en ese libro:
«El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.»
La diferencia con lo que muchos esperan es importante: el «inventario» del Código de Comercio no es un procedimiento aislado de recuento, con su propio régimen jurídico, sino una pieza más del sistema contable — un libro que se nutre de la contabilidad ordinaria. El acto físico de contar percheros y estantes es la operación que, año tras año, hace posible rellenar ese libro con cifras reales y no con cifras estimadas.
Fuente: Código de Comercio, texto consolidado, BOE-A-1885-6627, Art. 25 y Art. 28.
Frecuencia y plazos
Al menos trimestralmente hay que transcribir balances de sumas y saldos, y al cierre del ejercicio, el inventario de cierre. Si su empresa es una sociedad de capital, se añaden dos plazos: formular las cuentas anuales en los tres meses siguientes al cierre y someterlas a la junta general en los seis primeros meses del ejercicio.
No hay un 31 de diciembre obligatorio: el cierre relevante es el de su propio ejercicio económico, que en el comercio de moda a menudo coincide con el fin de una temporada. Lo que sí está fijado con precisión son los plazos que rodean ese cierre.
- Balances trimestrales
- al menos cada tres meses — art. 28.1 Código de Comercio
- Inventario de cierre
- al cierre del ejercicio — art. 28.1 Código de Comercio
- Formulación de cuentas
- en los tres meses siguientes al cierre — Art. 253.1 LSC
- Aprobación en junta
- en los seis primeros meses del ejercicio — Art. 164 LSC
El artículo 164, apartado 2, de la Ley de Sociedades de Capital añade una precisión práctica: la junta sigue siendo válida aunque se convoque o se celebre fuera de ese plazo de seis meses. El plazo obliga, pero incumplirlo no anula lo decidido después.
Fuentes: Código de Comercio art. 28.1; Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010), artículos 164 y 253.1.
Por qué no hay un catálogo legal de métodos
El Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y las resoluciones del ICAC regulan que hay que inventariar y con qué frecuencia. Ninguno de los tres regula cómo se cuenta físicamente la mercancía. Esa laguna no es un fallo de esta investigación: es, sencillamente, cómo está construido el derecho español en esta materia, y es la información que esta página quiere dejar clara.
Hemos revisado tres fuentes que podrían, en teoría, fijar un método de recuento físico. Ninguna lo hace:
| Fuente | Qué regula | Qué no regula |
|---|---|---|
| Código de Comercio, título III (art. 25 a 34) | Que hay que llevar el libro de Inventarios, con qué frecuencia y cuánto tiempo conservarlo | Cómo se cuenta físicamente la mercancía |
| Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), Norma de Registro y Valoración 10ª «Existencias» | La valoración de las existencias: coste de adquisición y de producción, deterioro, FIFO y coste medio ponderado | El recuento físico. Los términos «recuento físico», «inventario físico» y «muestreo» no aparecen en el texto de la norma |
| Resoluciones del ICAC | Hay resoluciones específicas para inmovilizado material, activos intangibles, deterioros e ingresos | Para existencias no hay ninguna resolución sistemática — solo consultas puntuales |
La consecuencia práctica es esta: cómo recorre usted la tienda con el lector, si lo hace de una vez o repartido en el año, si cuenta usted mismo o contrata un servicio — nada de eso es materia legal en España. Es una decisión operativa suya, siempre que el resultado final — el inventario de cierre — refleje la realidad y quede documentado.
El malentendido más frecuente: «inventario permanente»
En la literatura contable española, «inventario permanente» es el nombre de un método de registro: la contabilización continua de las entradas y salidas de existencias en las cuentas, en contraste con el «inventario periódico», donde el movimiento de existencias solo se deduce al cierre. Es una técnica de anotación contable, no una figura legal que autorice a sustituir el recuento físico por otra cosa. Aunque su sistema lleve el stock por el método permanente, sigue haciendo falta comprobar de vez en cuando, físicamente, que lo que dicen las cuentas coincide con lo que hay en el perchero.
Para quedar claro: traducir «inventario permanente» como si fuera un «método legalmente reconocido» equivalente a figuras de otros derechos europeos sería un error. Aquí no existe una figura así. Lo que existe es una obligación de resultado — un inventario de cierre fiable — sin un procedimiento físico prescrito para llegar a él.
Cuánto tiempo hay que conservarlo
Aquí hay una contradicción real, no un error de esta página: seis años por el Código de Comercio, cuatro por la regla general tributaria, diez para comprobar pérdidas y deducciones pendientes. No existe una norma de colisión expresa entre ellas.
| Plazo | Norma | Qué cubre |
|---|---|---|
| 6 años | Art. 30 Código de Comercio | Conservación mercantil desde el último asiento; la obligación sigue tras el cese de la actividad y pasa a herederos o liquidadores |
| 4 años | Art. 66 a) Ley General Tributaria (Ley 58/2003) | Prescripción tributaria general para la determinación de la deuda |
| 10 años | Art. 66 bis, apartado 2, Ley General Tributaria | Comprobación de bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar |
El artículo 70, apartado 3, de la Ley General Tributaria añade una vuelta de tuerca: quien utilice, en un periodo no prescrito, datos que proceden de un periodo ya prescrito, debe seguir pudiendo acreditar el origen de esos datos.
No hay una norma que resuelva la contradicción. La recomendación, muy extendida en la práctica profesional, de quedarse siempre con el plazo más largo de los tres — hoy, diez años — es una pauta prudente y razonable. No es, sin embargo, una obligación legal expresa: es criterio de gestión del riesgo, y así debe entenderse. Esta página no sustituye el asesoramiento legal o fiscal; para su caso concreto, consulte a su asesor fiscal.
PYMES: la simplificación que no toca el inventario
El Plan General de Contabilidad de PYMES simplifica la memoria y la estructura de las cuentas para empresas pequeñas. No cambia en nada la obligación de inventariar de los artículos 25 y 28 del Código de Comercio, que rige para todo empresario con independencia de su tamaño.
El Real Decreto 1515/2007, artículo 2, en la redacción dada por el Real Decreto 1/2021 — aplicable a ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2021 —, permite aplicar el plan de PYMES cuando, durante dos ejercicios consecutivos, se cumplen al menos dos de estos tres criterios:
| Criterio | Umbral |
|---|---|
| Total del balance | 4.000.000 € |
| Importe neto de la cifra de negocio anual | 8.000.000 € |
| Número medio de trabajadores | 50 |
Quedan excluidas las entidades de interés público, las que forman parte de un grupo obligado a consolidar, las que operan en una moneda funcional distinta del euro y las entidades financieras. La única diferencia documentada en materia de existencias es que el plan de PYMES excluye el método LIFO de valoración. Nada de esto afecta a si hay que hacer inventario, ni a con qué frecuencia.
Lo que se sabe — y lo que no — sobre el coste real
El estudio Retail Security in Europe sitúa la pérdida desconocida española en el 2,0 % de la facturación minorista — el valor más alto de Europa. Es una cifra de un fabricante de tecnología de seguridad, no una estadística oficial, y mide pérdida desconocida, no coste de inventario. No hemos localizado cifras neutrales sobre el coste real de hacer inventario en el comercio español.
El estudio «Retail Security in Europe», elaborado por Crime&tech con el apoyo de Checkpoint Systems (2019, con datos de campo de 2015 a 2017), sitúa a España en una pérdida desconocida del 2,0 % de la facturación minorista — el valor más alto de Europa, frente al 1,9 % de los Países Bajos, el 1,7 % de Francia y el 1,44 % de media en la Unión Europea. En cifras absolutas: 3.645 millones de euros, de los que 2.542 millones son pérdidas y 1.103 millones inversión en seguridad. En alimentación, la cifra sube al 2,6 %.
Cómo debe leerse esta cifra: el estudio procede de un proveedor de tecnología de seguridad en colaboración con un instituto especializado. No es una estadística oficial, y mide pérdida desconocida — robo, error administrativo, rotura —, no el coste ni la duración de hacer inventario. No hemos localizado cifras neutrales sobre el coste del inventario o la precisión del stock en el comercio español, ni del INE, ni de asociaciones sectoriales como ANGED o ACOTEX, ni de fuentes comparables.
Cómo transcurre el recuento en la práctica
La ley fija el resultado — un inventario de cierre fiable — y los plazos. Cómo llega usted hasta ahí es su decisión. En la mayoría de tiendas de moda el recuento físico se organiza en tres fases: preparación, el día del recuento y el cierre de diferencias.
La preparación consiste en fijar la fecha con antelación, cerrar operaciones abiertas — recepciones pendientes de registrar, devoluciones sin tramitar, mercancía reservada o en el sastre —, delimitar zonas (sala de ventas, almacén, escaparate, probadores, caja) y exportar el stock según el TPV lo más tarde posible antes de contar.
El día del recuento, lo habitual con un método manual es trabajar por parejas: una persona cuenta en voz alta, otra anota. Mientras dura el recuento, lo más limpio es no vender ni mover mercancía — si no puede evitarse, cada movimiento debe quedar anotado.
Después viene el cierre de diferencias: revisar la lista de discrepancias, volver a contar lo dudoso, asignar la causa y solo entonces corregir. Esta fase suele subestimarse — en un surtido mediano ocupa fácilmente varias horas más que el propio recuento.
Nada de este proceso está prescrito por la ley española; lo describimos porque es lo que, en la práctica, produce el inventario de cierre que el Código de Comercio exige.
Cómo cambia la cuenta con RFID
El RFID no cambia ni un artículo de lo que exige la ley: sigue haciendo falta un inventario de cierre fiable, en los mismos plazos. Lo que cambia es cuánto tarda el recuento físico que hay detrás: de un fin de semana a una o dos horas, lo que hace viable repetirlo cada trimestre en lugar de una vez al año.
Con RFID, cada prenda lleva además de su código de barras una pequeña etiqueta de radio. El lector de mano capta cientos de etiquetas por minuto, sin línea de visión directa y a través de cartón o de tela apilada. Un recuento de 4.000 artículos que antes ocupaba a dos personas todo un fin de semana pasa a una o dos horas. Con esa velocidad, el balance trimestral que exige el artículo 28.1 del Código de Comercio deja de ser una carga teórica y se convierte en algo que de verdad se puede hacer cada tres meses.
El honesto «pero»: el stock ya existente hay que etiquetarlo una vez, lo que para 4.000 prendas supone unos dos días de trabajo. Es el único esfuerzo grande; después, la mercancía nueva se etiqueta al llegar, en segundos por prenda.
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Preguntas frecuentes sobre el inventario en el comercio
¿Cada cuánto exige la ley española hacer inventario?
El Código de Comercio, artículo 28.1, exige transcribir al menos trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos, y transcribir también el inventario de cierre de ejercicio. No hay una fecha fija de calendario: lo que cuenta es el cierre de su ejercicio económico. Si su empresa es una sociedad de capital, se añaden dos plazos más: formular las cuentas en los tres meses siguientes al cierre (artículo 253.1 de la Ley de Sociedades de Capital) y aprobarlas en junta en los seis primeros meses del ejercicio (artículo 164 de la misma ley).
¿Existe en España un catálogo legal de métodos de recuento físico?
No. Hemos revisado el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y las resoluciones del ICAC, y ninguno de los tres regula cómo se cuenta físicamente la mercancía. Regulan que hay que hacer inventario y con qué frecuencia; cómo recorre usted la tienda con el lector no es materia legal en España, sino una decisión operativa suya. Esa es, precisamente, la diferencia con otros derechos europeos que sí nombran métodos concretos.
¿Es el «inventario permanente» un procedimiento reconocido por la ley?
Es el malentendido más frecuente. En la literatura contable española, «inventario permanente» designa un método de registro: la contabilización continua de las entradas y salidas de existencias en las cuentas, frente al «inventario periódico». No es una figura legal que sustituya el recuento físico. Aunque usted lleve sus existencias por el método permanente, sigue necesitando comprobar físicamente, de vez en cuando, que lo que dicen sus cuentas coincide con lo que hay en el perchero.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el inventario?
Aquí hay una contradicción que no resolvemos porque no existe una norma que la resuelva: el Código de Comercio (artículo 30) exige seis años desde el último asiento; la Ley General Tributaria (artículo 66 a) fija cuatro años para la prescripción tributaria general, pero su artículo 66 bis, apartado 2, eleva el plazo a diez años para comprobar bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar. La recomendación habitual de quedarse con el plazo más largo es una práctica prudente, no una obligación legal expresa.
¿Las empresas pequeñas (PYMES) están exentas de hacer inventario?
No. El Plan General de Contabilidad de PYMES (Real Decreto 1515/2007, artículo 2, en la redacción del Real Decreto 1/2021) simplifica la memoria y la estructura de las cuentas para empresas que no superan dos de tres umbrales — 4.000.000 € de balance, 8.000.000 € de cifra de negocio, 50 empleados — en dos ejercicios seguidos. La obligación material de inventariar, de los artículos 25 y 28 del Código de Comercio, no cambia por el tamaño de la empresa.
¿Cuánto cuesta la pérdida desconocida en el comercio español?
El estudio «Retail Security in Europe» (Crime&tech, con Checkpoint Systems, 2019, datos de 2015 a 2017) sitúa a España en el 2,0 % de la facturación minorista — el valor más alto de Europa. Pero es un estudio de un fabricante de tecnología de seguridad, no una estadística oficial, y mide pérdida desconocida, no el coste ni la duración de un inventario. No hemos localizado cifras neutrales sobre el coste del inventario en el comercio español, ni en el INE ni en asociaciones como ANGED o ACOTEX.
¿Puedo vender mientras hago el recuento físico?
En principio sí, pero complica las cosas: cada venta durante el recuento cambia el stock que está contando. Si no puede evitarlo, anote cada movimiento y vuelva a contar esa zona al final. Con un recuento por RFID que dura una o dos horas en lugar de un fin de semana entero, el problema pierde buena parte de su importancia.
¿Cómo ayuda el RFID a cumplir estos plazos sin complicarse?
El RFID no cambia ni una coma de lo que exige la ley; acorta el recuento físico que hay detrás de él. Un lector de mano cuenta unas 700 prendas por minuto, sin línea de visión directa. Un inventario de 4.000 artículos que antes ocupaba un fin de semana pasa a una o dos horas, lo que hace viable repetirlo cada trimestre en lugar de una vez al año. HANGCOUNT cobra 99 € al mes por tienda por el software, 2.900 € de pago único por la impresora RFID y el lector de mano, y unos 12 céntimos por etiqueta según consumo — todo neto, IVA excluido.
Cómo cambia la cuenta en su tienda.
Díganos cuántos artículos tiene aproximadamente. Le calculamos cuánto duraría su recuento con RFID y qué costaría el sistema — y se lo decimos con franqueza si no le compensa.
Relacionado
De dónde salen las cifras
- Código de Comercio, texto consolidado, BOE-A-1885-6627, artículos 25 (redacción de la Ley 16/2007), 28 (redacción de la Ley 19/1989 y, su apartado 2, de la Ley 14/2013) y 30
- Ley de Sociedades de Capital, texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, artículos 164 y 253.1
- Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 66 a), 66 bis apartado 2 y 70 apartado 3
- Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007, Norma de Registro y Valoración 10ª «Existencias»
- Plan General de Contabilidad de PYMES, Real Decreto 1515/2007, artículo 2, en la redacción dada por el Real Decreto 1/2021
- Resoluciones del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) sobre inmovilizado material, activos intangibles, deterioro de valor e ingresos; sin resolución sistemática para existencias
- «Retail Security in Europe», Crime&tech con el apoyo de Checkpoint Systems, 2019, datos de campo de 2015 a 2017