Vier zulässige Wege, den Bestand zu erfassen — und die ehrliche Rechnung, was jeder davon Sie an Personalstunden und geschlossenem Laden kostet.
Kaufleute müssen nach § 240 HGB zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. § 241 HGB erlaubt dabei Vereinfachungen: die Stichprobeninventur nach anerkannten statistischen Verfahren, die permanente Inventur über eine Lagerbuchführung und die verlegte Inventur bis drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag.
Kaufleute müssen nach § 240 HGB zu Beginn ihres Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen — also Vermögen und Schulden genau verzeichnen, den Warenbestand eingeschlossen.
§ 241 HGB erlaubt dabei ausdrücklich Vereinfachungen: Stichprobenverfahren nach anerkannten mathematisch-statistischen Methoden, die permanente Inventur über eine Lagerbuchführung, und die verlegte Inventur mit Fortschreibung auf den Bilanzstichtag. Sie müssen also nicht zwingend am 31. Dezember zählen.
Hinweis: Wir sind keine Steuerberater und dieser Text ersetzt keine Beratung. Welches Verfahren in Ihrem Fall zulässig ist und wie es dokumentiert werden muss, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater — insbesondere bei Stichproben- und permanenter Inventur, die beide formale Anforderungen an die Aufzeichnungen stellen.
Inventurpflichtig ist, wer buchführungspflichtig ist — also Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch. Einzelkaufleute, die zwei Geschäftsjahre in Folge unter bestimmten Umsatz- und Gewinnschwellen bleiben, können nach § 241a HGB davon befreit sein. Die Schwellenwerte werden regelmäßig angepasst; ob Sie darunterfallen, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.
Auch wer formal befreit ist, kommt am Zählen selten vorbei. Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, braucht zwar kein handelsrechtliches Inventar, muss den Wareneinsatz aber trotzdem belegen können. Und unabhängig von jeder Pflicht gilt: Wer nicht weiß, was im Laden liegt, kauft falsch ein.
Die praktische Frage ist deshalb selten ob, sondern wie oft und mit welchem Aufwand. Genau darum geht es im Rest dieser Seite.
| Verfahren | Wie es läuft | Passt für | Haken |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | Alles wird am oder nahe dem Bilanzstichtag gezählt | Kleine Sortimente, Läden mit klarer Saisonpause | Laden zu, Personal am Wochenende, alles an einem Termin |
| Verlegte Inventur | Zählung bis drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, danach wertmäßige Fortschreibung | Händler, die das Weihnachtsgeschäft nicht unterbrechen wollen | Fortschreibung muss sauber dokumentiert sein |
| Permanente Inventur | Über das Jahr verteilt zählen, jeder Artikel mindestens einmal | Wer eine laufende Lagerbuchführung hat | Ohne schnelle Zählmethode praktisch nicht durchhaltbar |
| Stichprobeninventur | Nur ein statistisch ermittelter Teil wird gezählt, der Rest hochgerechnet | Große, gleichartige Bestände | Verlangt anerkannte statistische Verfahren und Dokumentation |
Die permanente Inventur ist für die meisten Modehändler das attraktivste Verfahren — sie verteilt den Aufwand und liefert nebenbei das ganze Jahr über belastbare Zahlen. Sie scheitert in der Praxis nur an einem: Wer mit dem Handscanner arbeitet, schafft es nicht, jeden Artikel im Jahr einmal anzufassen, ohne den Laden lahmzulegen.
Genau das ändert sich, wenn eine vollständige Zählung ein bis zwei Stunden dauert statt eines Wochenendes. Dann ist permanent nicht mehr Mehraufwand, sondern der bequemere Weg.
Die Zählung selbst ist der kürzeste Teil. Der Aufwand steckt davor und danach — und genau dort entscheidet sich, ob die Zahlen am Ende belastbar sind.
Feste Paare bilden, Bereiche zuteilen, abgehakte Bereiche markieren. Wer manuell zählt, sollte im Zweiergespann arbeiten: einer zählt laut, einer schreibt. Das ist schneller als allein und deutlich genauer, weil das Vorlesen ein zweites Paar Augen erzwingt. Während der Zählung wird nichts verkauft, verschoben oder nachgeräumt — oder es wird sauber protokolliert.
Differenzliste durchgehen, nachzählen, Ursachen zuordnen, erst dann korrigieren. Anschließend das Inventar aufstellen, unterschreiben lassen und ablegen. Diese Phase wird regelmäßig unterschätzt: Vier bis acht Stunden sind bei einem mittleren Sortiment normal.
Eine Inventurdifferenz ist die Abweichung zwischen Soll- und Istbestand. Sie ist nicht automatisch Diebstahl: Buchungsfehler, nicht erfasste Retouren, Bruch, Schwund und vergessene Lagerorte machen zusammen meist den größeren Teil aus. Wer die Ursachen nicht trennt, sucht am falschen Ende.
| Ursache | Typisches Anzeichen | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Buchungsfehler an der Kasse | einzelne Artikel, unregelmäßig | Kassenbelege stichprobenartig prüfen |
| Retouren nie eingebucht | Ware ist da, System sagt nein | festen Ablauf für Rückläufer |
| Wareneingang nicht erfasst | ganze Lieferungen fehlen | Lieferschein gegen Buchung abgleichen |
| Vergessener Lagerort | eine ganze Warengruppe fehlt | Bereichsliste abhaken |
| Bruch und Verderb | bekannte Einzelfälle | laufend abschreiben statt am Jahresende |
| Schwund | gleichmäßig über kleine, hochwertige Artikel | Warensicherung, Sichtachsen, häufigeres Zählen |
Der wirksamste Hebel gegen Differenzen ist nicht die Kamera an der Tür, sondern die Häufigkeit der Zählung. Wer einmal im Jahr zählt, findet im Januar eine Abweichung, die im März entstanden ist — und hat keine Chance mehr, die Ursache zu rekonstruieren. Wer alle paar Wochen zählt, sieht die Abweichung, solange sich noch jemand erinnert.
Eine manuelle Inventur in einem Laden mit 4.000 Teilen kostet realistisch zwei Personen ein Wochenende, also rund 30 Arbeitsstunden, plus einen Tag ohne Umsatz, falls geschlossen wird. Bei 20 Euro Stundensatz sind das etwa 600 Euro Personalkosten zuzüglich entgangenem Umsatz und Nachbearbeitung.
Die meisten Händler rechnen nur die Personalstunden. Der teurere Posten ist oft der geschlossene Laden — und der ungenaue Bestand, mit dem Sie danach elf Monate lang einkaufen.
| Posten | Laden mit ~4.000 Teilen | Anmerkung |
|---|---|---|
| Personalstunden Zählung | 2 Personen × 15 h = 30 h | Ein volles Wochenende |
| Personalkosten | rund 600 € | bei 20 € Stundensatz inkl. Nebenkosten |
| Entgangener Umsatz | 1 Verkaufstag | falls Sie für die Zählung schließen |
| Nachbearbeitung, Differenzklärung | 4–8 h | Suchen, Nachzählen, Korrekturbuchungen |
| Summe pro Jahr | vierstellig | je nach Umsatz und Personalkosten |
| Externer Dienstleister | ebenfalls vierstellig | kauft Ihnen den Tag ab, nicht das Bestandsproblem |
Eine Untersuchung von zehn Handelsunternehmen für die ECR Shrinkage & OSA Group und GS1 UK kam vor der RFID-Einführung auf eine Bestandsgenauigkeit von 65 bis 75 Prozent, danach auf 93 bis 99 Prozent. Anders gesagt: Ohne laufende Erfassung stimmt etwa jeder vierte bis dritte Bestandsdatensatz nicht.
Das kostet Sie kein Geld an einem Tag, sondern jeden Tag ein bisschen — durch Nachbestellungen auf Verdacht, durch Ware, die liegen bleibt, und durch Onlineverkäufe, die Sie stornieren müssen, weil das Teil im Laden längst weg war.
Ein Inventurdienstleister kauft Ihnen einen Tag ab, nicht das Bestandsproblem. Er zählt schnell und routiniert, kennt Ihr Sortiment aber nicht — und am Tag nach der Zählung beginnt der Bestand wieder auseinanderzulaufen. Für einen einzelnen Stichtag kann sich das lohnen, für laufende Bestandsgenauigkeit nicht.
| Eigenes Team | Dienstleister | |
|---|---|---|
| Kosten | Personalstunden, oft mit Zuschlag | je nach Teilezahl schnell vierstellig |
| Tempo | läuft langsamer an | eingespielt, deutlich schneller |
| Sortimentskenntnis | hoch — erkennt, wenn etwas nicht stimmt | gering — zählt, was da ist |
| Differenzklärung | gleich mit erledigt | bleibt bei Ihnen |
| Wirkung über das Jahr | keine | keine |
Die letzte Zeile ist die wichtigste. Beide Wege lösen dasselbe Problem an einem einzigen Tag im Jahr. Wer den Bestand dauerhaft richtig haben will, muss nicht die Zählung auslagern, sondern sie so billig machen, dass sie öfter stattfinden kann.
Das Inventar gehört zu den Unterlagen, die nach § 257 HGB zehn Jahre aufzubewahren sind. Entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter die Bestandsaufnahme nachvollziehen kann — also nicht nur das Ergebnis, sondern auch, wie es zustande kam.
Praktisch bedeutet das: Heben Sie nicht nur die fertige Bestandsliste auf, sondern auch die Zählbelege, die Differenzliste und die Notizen dazu, wie Abweichungen behandelt wurden. Wer digital zählt, sollte die Dateien in einem Format sichern, das in zehn Jahren noch lesbar ist — CSV und PDF sind dafür besser geeignet als das Exportformat einer bestimmten Software.
Noch einmal deutlich: Wir sind keine Steuerberater. Welche Anforderungen an Form und Aufbewahrung in Ihrem Fall gelten, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Dieser Abschnitt beschreibt die übliche Praxis, keine Rechtsberatung.
Beim RFID-Verfahren bekommt jedes Teil zusätzlich zum Barcode ein kleines Funketikett. Das Handheld liest rund 700 Teile pro Minute, ohne Sichtkontakt und durch Kartons hindurch. Aus dem Wochenende wird ein bis zwei Stunden.
Der ehrliche Haken: Der vorhandene Bestand muss einmal getaggt werden. Bei 4.000 Teilen sind das rund zwei Arbeitstage. Das ist der einzige größere Aufwand — danach wird neue Ware beim Wareneingang mitgetaggt und kostet Sekunden pro Teil.
Wie RFID-Inventur im Detail funktioniert und was sie kostet →
Grundsätzlich zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute in § 240 HGB dazu, zu Beginn des Handelsgewerbes und danach für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Wann genau im Jahr das liegt, hängt von Ihrem Geschäftsjahr ab — bei vielen Modehändlern ist das der 31. Dezember oder ein Termin nach dem Saisonende.
Es geht auch früher oder später. § 241 Abs. 3 HGB erlaubt die verlegte Inventur innerhalb von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag, wenn der Bestand wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben wird. Das ist für den Handel oft die praktischere Lösung, weil man das Weihnachtsgeschäft nicht unterbricht.
Statt einmal alles zu zählen, wird über das Jahr verteilt gezählt — jeder Artikel mindestens einmal. Voraussetzung ist eine Lagerbuchführung, aus der Bestand und Bewegungen jederzeit hervorgehen. Genau hier liegt die Stärke von RFID: Wenn eine vollständige Zählung nur noch ein bis zwei Stunden dauert, ist die permanente Inventur plötzlich ohne Zusatzaufwand machbar.
Rechnen Sie mit zwei Personen über ein Wochenende, also grob 30 Arbeitsstunden, plus einem Tag ohne Umsatz, falls Sie schließen. Bei einem Stundensatz von 20 Euro sind das rund 600 Euro Personalkosten plus entgangener Umsatz. Ein externer Inventurdienstleister liegt je nach Teilezahl und Region ebenfalls schnell im vierstelligen Bereich.
Für einen einzelnen Stichtag oft ja — Sie kaufen sich einen Tag Ruhe ein. Was Sie nicht bekommen, ist laufende Bestandsgenauigkeit: Am Tag nach der Zählung beginnt der Bestand wieder auseinanderzulaufen, und bis zur nächsten Inventur arbeiten Sie erneut mit Schätzwerten. Wer den Bestand laufend richtig haben will, kommt mit einer Jahresdienstleistung nicht weiter.
Eine Untersuchung von zehn Handelsunternehmen für die ECR Shrinkage & OSA Group und GS1 UK aus dem Jahr 2018 kam vor der RFID-Einführung auf eine Bestandsgenauigkeit von 65 bis 75 Prozent. Nach der Einführung lag sie bei 93 bis 99 Prozent. Das heißt: Ohne RFID stimmt etwa jeder vierte bis dritte Bestandsdatensatz nicht mit der Realität überein.
Für die Zählung selbst ja, und für kleine Sortimente ist das völlig legitim. Wir stellen dafür eine kostenlose Vorlage bereit. Die Grenze liegt woanders: Eine Liste ist eine Momentaufnahme. Sie sagt Ihnen, was am Zähltag da war — nicht, was heute da ist.
Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter bestimmten Umsatz- und Gewinnschwellen bleiben, können nach § 241a HGB von der Buchführungs- und damit von der Inventurpflicht befreit sein. Die Schwellenwerte werden vom Gesetzgeber regelmäßig angepasst — ob Sie darunterfallen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Unabhängig davon bleibt der Wareneinsatz nachweispflichtig.
Inventare gehören zu den Unterlagen, die nach § 257 HGB zehn Jahre aufzubewahren sind. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde. Heben Sie nicht nur das Ergebnis auf, sondern auch die Zählbelege und die Differenzliste — nachvollziehbar sein muss der Weg, nicht nur die Zahl.
Grundsätzlich ja, es macht die Sache aber komplizierter: Jeder Verkauf während der Zählung verändert den Bestand, den Sie gerade erfassen. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, notieren Sie jeden Vorgang und zählen den betroffenen Bereich am Ende nach. Bei einer RFID-Zählung, die ein bis zwei Stunden dauert, entspannt sich das Problem von selbst.
Das klingt trivial und ist die häufigste Quelle für Streit am Zähltag: Ist ein Zweiteiler ein Teil oder zwei? Wie zählt ein Set, das einzeln verkauft werden kann? Legen Sie das vorher gemeinsam fest und halten Sie es schriftlich fest — entscheidend ist, dass Sie es jedes Jahr gleich handhaben, sonst sind Ihre Zahlen nicht vergleichbar.
Sie gehört bilanziell weiterhin Ihnen und muss deshalb erfasst werden — aber getrennt vom Ladenbestand. Legen Sie dafür einen eigenen Bereich an und notieren Sie, wo die Ware sich befindet. Dasselbe gilt für Kommissionsware, bei der die Eigentumsfrage genau andersherum liegt: Sie steht in Ihrem Laden, gehört aber nicht Ihnen.
Schicken Sie uns Ihre ungefähre Teilezahl. Wir rechnen Ihnen aus, wie lange Ihre Inventur mit RFID dauern würde und was das System für Ihren Laden kostet — und sagen Ihnen offen, wenn es sich für Sie nicht trägt.