Lista de recuento, lista automática de diferencias y un resumen ya calculado — pensada para tiendas de moda y tiendas de deporte. Sin registro, sin correo electrónico, sin boletín.
Funciona en Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers y Google Sheets. Hay un único archivo para las tres versiones de idioma, y es el original alemán, HANGCOUNT-Inventurliste.xlsx: los nombres de las hojas y los encabezados de columna en él están en alemán. La tabla más abajo recoge cada encabezado tal como aparece en el archivo, junto con lo que corresponde en esa columna.
La plantilla consta de cuatro hojas: una página de instrucciones, una lista de recuento con 500 filas preparadas, una lista automática de diferencias y un resumen que calcula el valor de su stock y su exactitud de inventario en tanto por ciento. La descarga no requiere registro ni correo electrónico.
Una página: qué rellena usted, qué se calcula solo y cinco consejos prácticos que agilizan el recuento y lo hacen más preciso.
Referencia, descripción, talla, color, área, stock según sistema, cantidad contada, precio de compra. Rellene los campos en amarillo; la diferencia y el valor se calculan solos. Con filtro y una lista desplegable para el área.
Filtra los artículos en los que el stock según sistema y el stock real no coinciden — incluido el valor de la diferencia. Esa es su lista para volver a contar.
Número de prendas, faltantes, sobrantes, el valor del stock a precio de compra y su exactitud de inventario en tanto por ciento. Nada que introducir, todo automático.
El dato más útil está justo al final del resumen: su exactitud de inventario. Le indica en una sola cifra hasta qué punto puede fiarse de su propio control de stock. En el comercio minorista esta cifra se sitúa entre el 65 y el 75 % sin un registro continuo, según nuestra experiencia.
Solo rellena los campos en amarillo: referencia, descripción, talla, color, área, stock según sistema, cantidad contada y precio de compra. La diferencia, el valor, el resumen y la exactitud de inventario se calculan solos a partir de esos datos. Los encabezados del propio archivo están en alemán; la tabla siguiente recoge cada uno de ellos.
| Encabezado en el archivo | Qué va en esa columna | Consejo |
|---|---|---|
| Artikelnummer | referencia — el número que usa su sistema de control de stock | tómela siempre del sistema, nunca asigne una nueva |
| Bezeichnung | descripción — el nombre del artículo tal como aparece en el TPV | ayuda al volver a contar, cuando el número por sí solo no dice nada |
| Größe, Farbe | talla y color — la variante | una fila por cada variante — si no, nunca encontrará una diferencia |
| Bereich | área — sala de ventas, almacén, escaparate, probador, reservado | use la lista desplegable, no escriba a mano |
| Soll | stock según sistema — la cifra que tiene registrada su sistema | expórtelo lo más cerca posible del momento del recuento |
| Gezählt | contado — lo que realmente hay | dejarlo vacío no es lo mismo que poner cero — anote también el cero |
| Einkaufspreis | precio de compra — neto, por unidad | solo para la valoración, no para el recuento de piezas |
El error más frecuente: una celda vacía en la columna de contado, la que lleva el encabezado Gezählt. Vacío y cero no son lo mismo. Vacío significa “todavía no contado”, cero significa “contado y no encontrado”. Si mezcla los dos, después ya no podrá saber si se olvidó un área o si la mercancía realmente falta.
Si necesita más de 500 filas: seleccione la última fila y arrástrela hacia abajo, las fórmulas se copian con ella. Ahora bien, por encima de unas 1.000 líneas, contar a mano se convierte en un proyecto de fin de semana — más sobre esto más abajo.
Un ejemplo para una tienda con unas 2.000 prendas y dos personas. Ajuste los horarios a su surtido, pero mantenga el orden en el que aparecen.
| Hora | Qué ocurre | Quién |
|---|---|---|
| antes | exportar el stock según sistema, preparar la lista, definir las áreas | propietario |
| 08:00 | reunión breve: repartir las áreas, acordar qué cuenta como una prenda | todos |
| 08:15 | contar la sala de ventas, marcando área por área | pareja 1 |
| 08:15 | contar el almacén | pareja 2 |
| 10:30 | descanso. Tras cuatro horas la tasa de error sube de forma notable | todos |
| 10:45 | las áreas que quedan: escaparate, probador, zona de caja, mercancía reservada | todos |
| 12:00 | unir las listas, revisar la hoja de diferencias | propietario |
| 12:30 | recuento, solo las diferencias | pareja 1 |
| 13:30 | asignar las causas, y solo entonces corregir | propietario |
Es nuestra ayuda de planificación, no una norma. Lo importante es el orden: contar todo primero, luego volver a contar, luego corregir. Si mezcla estos tres pasos, al final no encontrará la causa.
Casi la mitad de las diferencias de stock se resuelven solas con una segunda mirada — son errores de recuento, áreas olvidadas o devoluciones que nunca se registraron. Por eso la regla es: primero volver a contar, después asignar la causa, y solo entonces corregir.
La hoja de diferencias de la plantilla le muestra exactamente las filas en las que el stock según sistema y el stock real no coinciden. Repáselas en este orden:
Anote la causa en una columna aparte. La próxima vez verá de un vistazo si se repite el mismo patrón — y ese es el verdadero valor que le da un inventario.
Las cantidades contadas vuelven a su sistema de control de stock para que el stock según sistema y el stock real vuelvan a coincidir. Cómo se hace depende de su sistema: algunos importan un archivo CSV, en otros hay que teclear las correcciones a mano. No aplace este paso — un inventario cuyo resultado nunca se registra crea dos verdades, y después ya no se fía de ninguna.
Conserve la lista terminada, la hoja de diferencias y el resumen. La obligación de registrar las existencias procede de la Directiva contable de la UE 2013/34/UE, que cada Estado miembro ha incorporado a su propio derecho; cuánto tiempo hay que conservar los documentos y en qué formato lo fija el derecho nacional y varía dentro de la UE, así que coméntelo con su asesor. Guarde también una versión en PDF junto a la hoja de cálculo — esa seguirá siendo legible dentro de muchos años.
Y anote la exactitud de inventario del resumen, con la fecha. Después del segundo o tercer inventario verá si sus procesos están mejorando. Es el dato más útil que produce un inventario — y el que casi nadie apunta.
Para un surtido manejable, una lista de Excel bien llevada es totalmente suficiente, y no cuesta más que tiempo. Hay dos límites a los que se llega tarde o temprano:
El primero es el esfuerzo. Por encima de unas 1.000 líneas, el recuento se convierte en un proyecto de fin de semana para dos personas. A partir de 4.000 artículos son, de forma realista, 30 horas de trabajo más un día sin ventas — cada año otra vez.
El segundo es la vigencia. Una lista es una fotografía fija. Le dice lo que había el día del recuento, no lo que hay hoy. Al día siguiente del inventario, sus cifras vuelven a separarse de la realidad, y hasta el próximo recuento hace pedidos basándose en estimaciones.
Aquí es exactamente donde el RFID se vuelve interesante: cuando un recuento completo lleva de una a dos horas en lugar de un fin de semana, deja de contar una vez al año y cuenta cada pocas semanas — y la lista se mantiene correcta.
Sí, sin registro, sin correo electrónico y sin boletín. La publicamos porque queremos llegar a los comercios de moda que se toman en serio su stock. Si la lista le ayuda, y si en algún momento descubre que contar a mano le lleva demasiado tiempo, ya sabe dónde encontrarnos.
El archivo es un .xlsx y se abre en Microsoft Excel, en Apple Numbers, en LibreOffice Calc y en Google Sheets. Las fórmulas son deliberadamente sencillas para que funcionen en todas partes. Hay un único archivo, el original alemán, de modo que los nombres de las hojas y los encabezados de columna en él están en alemán.
La plantilla está preparada para 500 filas. Si necesita más, seleccione la última fila y arrástrela hacia abajo — las fórmulas se copian con ella. Ahora bien, por encima de unas 1.000 líneas, contar a mano se convierte en un proyecto de fin de semana.
Muestra cuánto se acerca su stock según sistema a lo que realmente había en la tienda. El 100 % significa que no difiere ni una sola prenda. En el comercio minorista esta cifra se sitúa entre el 65 y el 75 % sin un registro continuo, según nuestra experiencia. Si está muy por debajo, merece la pena revisar sus procesos — detrás suele haber devoluciones, cambios o pérdida desconocida.
Sí, sin restricción, y también en varias tiendas a la vez. Puede adaptarla, renombrarla y compartirla. Lo único que no debe hacer es revenderla.
Con ella puede documentar el recuento en sí de forma ordenada. Si el formato cumple los requisitos que le aplican a usted, y cuánto tiempo debe conservar los documentos, depende del derecho del país en el que opere: la Directiva contable de la UE 2013/34/UE establece la obligación, el detalle lo fija el derecho nacional. Coméntelo con su asesor fiscal — nosotros no somos asesores fiscales y esta plantilla no sustituye ningún asesoramiento.
Sí. Haga una copia por cada ronda de recuento y ponga el período en el nombre del archivo. Lo que importa es que cada artículo quede registrado y que usted pueda demostrarlo. Qué procedimientos de inventario encajan con su caso lo fija la normativa mercantil de cada país; para España lo tratamos en inventario en el comercio minorista, y conviene comentarlo también con su asesor.
La mayoría de los TPV pueden exportar el stock de artículos como archivo CSV o Excel. Copie esas columnas en la lista de recuento. Asegúrese de que las referencias se leen como texto y no como número — si no, los ceros a la izquierda desaparecen, y a partir de ahí nada vuelve a coincidir.
Porque de otro modo es imposible localizar una diferencia. Si tiene veinte prendas de un mismo modelo y falta una, el total no le dice nada. Solo el desglose por variante le dice que ha desaparecido la talla 38 en azul — y esa es justo la información con la que puede reponer o investigar.
La mercancía en depósito está en su tienda pero sigue siendo del proveedor. No forma parte de su propio stock, pero hay que registrarla y mostrarla por separado, así que cree un área propia para ella. Al revés: su mercancía que está con un cliente o en el arreglo de costura sigue siendo suya y hay que contarla.
Una vez por ejercicio basta para la contabilidad: la Directiva contable de la UE 2013/34/UE vincula el registro del stock a las cuentas anuales. En la práctica, contar más a menudo es notablemente mejor. Cuente al menos sus grupos de artículos más valiosos cada pocos meses y detectará pérdida desconocida y errores de registro mientras alguien todavía recuerda la causa. Con un recuento a mano eso supone mucho trabajo — y por eso la mayoría de las tiendas cuenta una vez al año.
Envíenos su número aproximado de artículos. Calculamos cuánto tardaría el mismo inventario con RFID y cuánto costaría el sistema para su tienda. Sin cita previa y sin llamada de vuelta.