Une feuille de comptage est le formulaire sur lequel on note le stock compté article par article : référence, désignation, stock théorique, quantité comptée et écart. Liste de comptage, liste automatique des écarts et synthèse déjà calculée — conçue pour les magasins de mode et les magasins de sport. Sans inscription, sans e-mail, sans newsletter.
Fonctionne avec Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers et Google Sheets. Il n'existe qu'un seul fichier pour toutes les versions linguistiques du site : l'original allemand, HANGCOUNT-Inventurliste.xlsx. Les noms des feuilles et les en-têtes de colonnes y sont donc en allemand. Le tableau ci-dessous reprend chaque en-tête tel qu'il apparaît dans le fichier, avec ce qu'il faut saisir dans la colonne.
Le modèle comprend quatre feuilles : une page d'instructions, une liste de comptage de 500 lignes prêtes à remplir, une liste automatique des écarts et une synthèse qui calcule la valeur de votre stock et sa fiabilité en pourcentage. Le téléchargement ne demande ni inscription ni adresse e-mail.
Une page : ce que vous remplissez, ce qui se calcule seul et cinq conseils pratiques qui rendent le comptage plus rapide et plus précis.
Référence, désignation, taille, couleur, zone, stock théorique, quantité comptée, prix d'achat. Remplissez les champs en jaune ; l'écart et la valeur se calculent seuls. Avec filtre et liste déroulante pour la zone.
Filtre les articles pour lesquels le stock théorique et le stock réel ne concordent pas — valeur de l'écart comprise. C'est votre liste de recomptage.
Nombre de pièces, manquants, excédents, valeur du stock au prix d'achat et fiabilité du stock en pourcentage. Rien à saisir, tout est automatique.
Le chiffre le plus utile se trouve tout en bas de la synthèse : la fiabilité de votre stock. Elle vous indique en un seul chiffre à quel point vous pouvez vous fier à votre propre gestion des stocks. Dans le commerce de détail, ce chiffre se situe entre 65 et 75 % sans enregistrement continu, d'après notre expérience.
Vous ne remplissez que les champs en jaune : référence, désignation, taille, couleur, zone, stock théorique, quantité comptée et prix d'achat. L'écart, la valeur, la synthèse et la fiabilité du stock se calculent seuls à partir de ces données. Les en-têtes du fichier lui-même sont en allemand ; le tableau suivant les reprend un par un.
| En-tête dans le fichier | Ce qui va dans cette colonne | Conseil |
|---|---|---|
| Artikelnummer | référence — le numéro utilisé par votre système de gestion des stocks | reprenez-la toujours du système, n'en attribuez jamais une nouvelle |
| Bezeichnung | désignation — le nom de l'article tel qu'il apparaît dans la caisse | utile au recomptage, quand le numéro seul ne dit rien |
| Größe, Farbe | taille et couleur — la variante | une ligne par variante — sinon vous ne trouverez jamais un écart |
| Bereich | zone — surface de vente, réserve, vitrine, cabine d'essayage, articles mis de côté | utilisez la liste déroulante, ne saisissez pas à la main |
| Soll | stock théorique — le chiffre enregistré dans votre système | exportez-le le plus près possible du moment du comptage |
| Gezählt | compté — ce qui est réellement là | laisser vide n'est pas la même chose que mettre zéro — notez aussi le zéro |
| Einkaufspreis | prix d'achat — HT, à l'unité | uniquement pour la valorisation, pas pour le comptage des pièces |
L'erreur la plus fréquente : une cellule vide dans la colonne des quantités comptées, celle dont l'en-tête est Gezählt. Vide et zéro, ce n'est pas la même chose. Vide signifie « pas encore compté », zéro signifie « compté et pas trouvé ». Si vous mélangez les deux, vous ne pourrez plus savoir ensuite si une zone a été oubliée ou si la marchandise manque vraiment.
S'il vous faut plus de 500 lignes : sélectionnez la dernière ligne et tirez-la vers le bas, les formules suivent. Mais au-delà d'environ 1 000 lignes, le comptage manuel devient un projet de week-end — nous y revenons plus bas.
Un exemple pour un magasin d'environ 2 000 pièces et deux personnes. Adaptez les horaires à votre assortiment, mais gardez l'ordre dans lequel les étapes apparaissent.
| Heure | Ce qui se passe | Qui |
|---|---|---|
| avant | exporter le stock théorique, préparer la liste, définir les zones | gérant |
| 08:00 | brève réunion : répartir les zones, convenir de ce qui compte comme une pièce | tous |
| 08:15 | compter la surface de vente, en cochant zone par zone | binôme 1 |
| 08:15 | compter la réserve | binôme 2 |
| 10:30 | pause. Après quatre heures, le taux d'erreur augmente nettement | tous |
| 10:45 | les zones restantes : vitrine, cabine d'essayage, zone de caisse, articles mis de côté | tous |
| 12:00 | fusionner les listes, examiner la feuille des écarts | gérant |
| 12:30 | recomptage, uniquement les écarts | binôme 1 |
| 13:30 | attribuer les causes, et seulement ensuite corriger | gérant |
C'est notre aide à la planification, pas une norme. L'essentiel est l'ordre : tout compter d'abord, puis recompter, puis corriger. Si vous mélangez ces trois étapes, vous ne trouverez pas la cause à la fin.
Près de la moitié des écarts de stock se résolvent d'eux-mêmes au second regard — ce sont des erreurs de comptage, des zones oubliées ou des retours jamais enregistrés. D'où la règle : d'abord recompter, ensuite attribuer la cause, et seulement alors corriger.
La feuille des écarts du modèle vous montre exactement les lignes où le stock théorique et le stock réel ne concordent pas. Passez-les en revue dans cet ordre :
Notez la cause dans une colonne à part. La prochaine fois, vous verrez d'un coup d'œil si le même schéma se répète — et c'est là la vraie valeur d'un inventaire.
Les quantités comptées retournent dans votre système de gestion des stocks, pour que le stock théorique et le stock réel concordent à nouveau. La méthode dépend de votre système : certains importent un fichier CSV, d'autres demandent de saisir les corrections à la main. Ne repoussez pas cette étape — un inventaire dont le résultat n'est jamais enregistré crée deux vérités, et ensuite vous ne vous fiez plus à aucune.
Conservez la liste terminée, la feuille des écarts et la synthèse. En France, l'article L123-12 du Code de commerce impose à tout commerçant un inventaire « au moins une fois tous les douze mois » ; les documents comptables se conservent dix ans (art. L123-22), et six ans au titre du droit fiscal (LPF, art. L102 B). Le détail, notamment le format, est à voir avec votre expert-comptable. Enregistrez aussi une version PDF à côté du tableur — elle restera lisible dans de nombreuses années.
Et notez la fiabilité du stock indiquée dans la synthèse, avec la date. Après le deuxième ou le troisième inventaire, vous verrez si vos processus s'améliorent. C'est le chiffre le plus utile qu'un inventaire produise — et celui que presque personne ne note.
Pour un assortiment raisonnable, une liste Excel bien tenue suffit amplement, et elle ne coûte que du temps. Il y a deux limites que l'on atteint tôt ou tard :
La première, c'est l'effort. Au-delà d'environ 1 000 lignes, le comptage devient un projet de week-end pour deux personnes. À partir de 4 000 articles, il faut compter de façon réaliste 30 heures de travail plus une journée sans ventes — et cela chaque année.
La seconde, c'est l'actualité. Une liste est un instantané. Elle vous dit ce qu'il y avait le jour du comptage, pas ce qu'il y a aujourd'hui. Dès le lendemain de l'inventaire, vos chiffres s'éloignent à nouveau de la réalité, et jusqu'au prochain comptage vous commandez sur la base d'estimations.
C'est précisément là que le RFID devient intéressant : quand un comptage complet prend une à deux heures au lieu d'un week-end, vous ne comptez plus une fois par an mais toutes les quelques semaines — et la liste reste juste.
Oui, sans inscription, sans e-mail et sans newsletter. Nous le publions parce que nous voulons toucher les commerces de mode qui prennent leur stock au sérieux. Si la liste vous aide, et si vous constatez un jour que le comptage manuel vous prend trop de temps, vous savez où nous trouver.
Le fichier est au format .xlsx et s'ouvre dans Microsoft Excel, Apple Numbers, LibreOffice Calc et Google Sheets. Les formules sont volontairement simples pour fonctionner partout. Il n'existe qu'un seul fichier, l'original allemand : les noms des feuilles et les en-têtes de colonnes y sont donc en allemand.
Le modèle est prévu pour 500 lignes. S'il vous en faut plus, sélectionnez la dernière ligne et tirez-la vers le bas — les formules suivent. Mais au-delà d'environ 1 000 lignes, le comptage manuel devient un projet de week-end.
Elle montre à quel point votre stock théorique est proche de ce qui se trouvait réellement dans le magasin. 100 % signifie qu'il ne diffère pas d'une seule pièce. Dans le commerce de détail, ce chiffre se situe entre 65 et 75 % sans enregistrement continu, d'après notre expérience. S'il est nettement plus bas, il vaut la peine d'examiner vos processus — derrière, il y a souvent des retours, des échanges ou de la démarque inconnue.
Oui, sans restriction, y compris dans plusieurs magasins à la fois. Vous pouvez l'adapter, le renommer et le partager. La seule chose interdite est de le revendre.
Elle vous permet de documenter le comptage lui-même de façon ordonnée. En France, l'inventaire établi à la clôture « doit être détaillé et précis » (BOFiP, BOI-BIC-PDSTK-20-10, § 310), l'administration peut exiger la présentation des inventaires (CGI, art. 54), et les documents se conservent dix ans selon le Code de commerce (art. L123-22) et six ans au titre du droit fiscal (LPF, art. L102 B). Si votre liste remplit ces exigences dans votre cas, voyez-le avec votre expert-comptable — nous ne sommes pas conseillers fiscaux et ce modèle ne remplace aucun conseil.
Oui. Faites une copie par tour de comptage et indiquez la période dans le nom du fichier. L'important est que chaque article soit enregistré et que vous puissiez le prouver. Les procédures d'inventaire qui conviennent à votre cas relèvent du droit commercial de chaque pays ; pour la France, nous les présentons dans inventaire dans le commerce de détail, et il est utile d'en parler aussi avec votre expert-comptable.
La plupart des logiciels de caisse peuvent exporter le stock des articles sous forme de fichier CSV ou Excel. Copiez ces colonnes dans la liste de comptage. Veillez à ce que les références soient lues comme du texte et non comme des nombres — sinon les zéros en tête disparaissent, et plus rien ne concorde ensuite.
Parce que sinon, il est impossible de localiser un écart. Si vous avez vingt pièces d'un même modèle et qu'il en manque une, le total ne vous dit rien. Seule la ventilation par variante vous apprend que c'est la taille 38 en bleu qui a disparu — et c'est justement l'information qui vous permet de réassortir ou d'enquêter.
La marchandise en dépôt se trouve dans votre magasin mais appartient toujours au fournisseur. Elle ne fait pas partie de votre propre stock, mais doit être enregistrée et présentée séparément : créez-lui donc une zone à part. À l'inverse, votre marchandise qui se trouve chez un client ou en retouche vous appartient toujours et doit être comptée.
Une fois par exercice suffit pour la comptabilité : en France, l'article L123-12 du Code de commerce impose à tout commerçant un inventaire « au moins une fois tous les douze mois » (les micro-entrepreneurs relèvent d'une dérogation, art. L123-28). Dans la pratique, compter plus souvent est nettement mieux. Comptez au moins vos groupes d'articles les plus coûteux tous les quelques mois : vous repérerez la démarque inconnue et les erreurs d'enregistrement tant que quelqu'un se souvient encore de la cause. Avec un comptage manuel, cela représente beaucoup de travail — c'est pourquoi la plupart des magasins comptent une fois par an.
Envoyez-nous votre nombre approximatif d'articles. Nous calculons combien de temps prendrait le même inventaire avec le RFID et ce que coûterait le système pour votre magasin. Sans rendez-vous et sans rappel téléphonique.