Un foglio di conteggio è il modulo su cui si annotano le giacenze contate articolo per articolo: codice, descrizione, giacenza teorica, quantità contata e differenza. Lista di conteggio, lista automatica delle differenze e un riepilogo già calcolato — pensato per negozi di moda e di articoli sportivi. Senza registrazione, senza e-mail, senza newsletter.
Funziona in Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers e Google Sheets. C'è un unico file per tutte le versioni linguistiche, ed è l'originale tedesco, HANGCOUNT-Inventurliste.xlsx: i nomi dei fogli e le intestazioni di colonna sono in tedesco. La tabella più in basso riporta ogni intestazione così come compare nel file, insieme a ciò che va in quella colonna.
Il modello è composto da quattro fogli: una pagina di istruzioni, una lista di conteggio con 500 righe predisposte, una lista automatica delle differenze e un riepilogo che calcola il valore delle vostre giacenze e la vostra accuratezza dell'inventario in percentuale. Il download non richiede registrazione né e-mail.
Una pagina: cosa compilate voi, cosa si calcola da solo e cinque consigli pratici che rendono il conteggio più rapido e più preciso.
Codice, descrizione, taglia, colore, area, giacenza a sistema, quantità contata, prezzo d'acquisto. Compilate i campi in giallo; differenza e valore si calcolano da soli. Con filtro e un elenco a discesa per l'area.
Filtra gli articoli per cui giacenza a sistema e giacenza reale non coincidono — compreso il valore della differenza. È la vostra lista per il riconteggio.
Numero di capi, ammanchi, eccedenze, valore delle giacenze a prezzo d'acquisto e la vostra accuratezza dell'inventario in percentuale. Niente da inserire, tutto automatico.
Il dato più utile si trova proprio in fondo al riepilogo: la vostra accuratezza dell'inventario. Vi dice con un solo numero quanto potete fidarvi della vostra gestione delle giacenze. Nel commercio al dettaglio, secondo la nostra esperienza, questo valore si colloca tra il 65 e il 75 % senza una registrazione continua.
Compilate solo i campi in giallo: codice, descrizione, taglia, colore, area, giacenza a sistema, quantità contata e prezzo d'acquisto. Differenza, valore, riepilogo e accuratezza dell'inventario si calcolano da soli a partire da questi dati. Le intestazioni nel file sono in tedesco; la tabella seguente le riporta una per una.
| Intestazione nel file | Cosa va in quella colonna | Consiglio |
|---|---|---|
| Artikelnummer | codice — il numero usato dal vostro sistema di gestione delle giacenze | prendetelo sempre dal sistema, non assegnatene mai uno nuovo |
| Bezeichnung | descrizione — il nome dell'articolo così come compare nel software di cassa | aiuta nel riconteggio, quando il numero da solo non dice nulla |
| Größe, Farbe | taglia e colore — la variante | una riga per ogni variante — altrimenti non troverete mai una differenza |
| Bereich | area — area vendita, magazzino, vetrina, camerino, merce riservata | usate l'elenco a discesa, non scrivete a mano |
| Soll | giacenza a sistema — il numero registrato nel vostro sistema | esportatela il più vicino possibile al momento del conteggio |
| Gezählt | contato — ciò che c'è davvero | lasciare vuoto non equivale a scrivere zero — annotate anche lo zero |
| Einkaufspreis | prezzo d'acquisto — netto, per unità | solo per la valorizzazione, non per il conteggio dei pezzi |
L'errore più frequente: una cella vuota nella colonna del contato, quella con l'intestazione Gezählt. Vuoto e zero non sono la stessa cosa. Vuoto significa “non ancora contato”, zero significa “contato e non trovato”. Se mescolate le due cose, in seguito non potrete più capire se è stata dimenticata un'area o se la merce manca davvero.
Se vi servono più di 500 righe: selezionate l'ultima riga e trascinatela verso il basso, le formule si copiano con essa. Oltre le 1.000 righe circa, però, contare a mano diventa un progetto da fine settimana — ne parliamo più avanti.
Un esempio per un negozio con circa 2.000 capi e due persone. Adattate gli orari al vostro assortimento, ma mantenete l'ordine in cui compaiono.
| Orario | Cosa succede | Chi |
|---|---|---|
| prima | esportare la giacenza a sistema, preparare la lista, definire le aree | titolare |
| 08:00 | breve riunione: suddividere le aree, concordare cosa conta come un capo | tutti |
| 08:15 | contare l'area vendita, segnando un'area dopo l'altra | coppia 1 |
| 08:15 | contare il magazzino | coppia 2 |
| 10:30 | pausa. Dopo quattro ore il tasso di errore sale sensibilmente | tutti |
| 10:45 | le aree rimanenti: vetrina, camerino, zona cassa, merce riservata | tutti |
| 12:00 | unire le liste, controllare il foglio delle differenze | titolare |
| 12:30 | riconteggio, solo le differenze | coppia 1 |
| 13:30 | attribuire le cause, e solo dopo correggere | titolare |
È il nostro aiuto alla pianificazione, non una norma. Conta l'ordine: prima contare tutto, poi ricontare, poi correggere. Se mescolate questi tre passaggi, alla fine non troverete la causa.
Quasi la metà delle differenze di giacenza si risolve da sola con un secondo controllo — sono errori di conteggio, aree dimenticate o resi mai registrati. Per questo la regola è: prima ricontare, poi attribuire la causa, e solo dopo correggere.
Il foglio delle differenze del modello vi mostra esattamente le righe in cui giacenza a sistema e giacenza reale non coincidono. Esaminatele in quest'ordine:
Annotate la causa in una colonna a parte. La prossima volta vedrete a colpo d'occhio se si ripete lo stesso schema — ed è questo il vero valore che vi dà un inventario.
Le quantità contate tornano nel vostro sistema di gestione delle giacenze, così giacenza a sistema e giacenza reale coincidono di nuovo. Come farlo dipende dal vostro sistema: alcuni importano un file CSV, in altri le correzioni vanno inserite a mano. Non rimandate questo passaggio — un inventario il cui risultato non viene mai registrato crea due verità, e poi non vi fidate più di nessuna delle due.
Conservate la lista completata, il foglio delle differenze e il riepilogo. In Italia l'imprenditore commerciale tiene il libro degli inventari (art. 2214 codice civile) e redige l'inventario all'inizio dell'attività e poi ogni anno (art. 2217 c.c.); ai piccoli imprenditori queste norme non si applicano. Le scritture contabili si conservano per dieci anni (art. 2220 c.c.) e, ai fini fiscali, anche oltre, finché non sono definiti gli accertamenti (art. 22 DPR 600/1973). Se e come l'obbligo vale per voi dipende dalla vostra impresa e dalla vostra contabilità: chiaritelo con il vostro commercialista. Conservate anche una versione in PDF accanto al foglio di calcolo — resterà leggibile anche tra molti anni.
E annotate l'accuratezza dell'inventario del riepilogo, con la data. Dopo il secondo o terzo inventario vedrete se i vostri processi stanno migliorando. È il dato più utile che produce un inventario — e quello che quasi nessuno annota.
Per un assortimento gestibile, una lista Excel ben tenuta è del tutto sufficiente, e non costa altro che tempo. Prima o poi, però, si arriva a due limiti:
Il primo è l'impegno. Oltre le 1.000 righe circa, il conteggio diventa un progetto da fine settimana per due persone. Da 4.000 articoli in su si parla, realisticamente, di 30 ore di lavoro più un giorno senza vendite — ogni anno di nuovo.
Il secondo è l'attualità. Una lista è un'istantanea. Vi dice cosa c'era il giorno del conteggio, non cosa c'è oggi. Il giorno dopo l'inventario i vostri numeri tornano a scostarsi dalla realtà, e fino al conteggio successivo ordinate sulla base di stime.
È proprio qui che l'RFID diventa interessante: quando un conteggio completo richiede da una a due ore invece di un fine settimana, smettete di contare una volta l'anno e contate ogni poche settimane — e la lista resta corretta.
Sì, senza registrazione, senza e-mail e senza newsletter. Lo pubblichiamo perché vogliamo raggiungere i negozi di moda che prendono sul serio le proprie giacenze. Se la lista vi è utile, e se un giorno scoprite che contare a mano vi porta via troppo tempo, sapete dove trovarci.
Il file è un .xlsx e si apre in Microsoft Excel, Apple Numbers, LibreOffice Calc e Google Sheets. Le formule sono volutamente semplici, così funzionano ovunque. C'è un unico file, l'originale tedesco, quindi i nomi dei fogli e le intestazioni di colonna sono in tedesco.
Il modello è predisposto per 500 righe. Se ve ne servono di più, selezionate l'ultima riga e trascinatela verso il basso — le formule si copiano con essa. Oltre le 1.000 righe circa, però, contare a mano diventa un progetto da fine settimana.
Mostra quanto la vostra giacenza a sistema si avvicina a ciò che c'era davvero in negozio. Il 100 % significa che non manca né avanza nemmeno un capo. Nel commercio al dettaglio, secondo la nostra esperienza, questo valore si colloca tra il 65 e il 75 % senza una registrazione continua. Se siete molto al di sotto, conviene rivedere i vostri processi — dietro ci sono spesso resi, cambi o differenze inventariali.
Sì, senza limitazioni, anche in più negozi contemporaneamente. Potete adattarlo, rinominarlo e condividerlo. L'unica cosa da non fare è rivenderlo.
Con essa potete documentare in modo ordinato il conteggio stesso. In Italia l'inventario annuale è previsto per le imprese commerciali in contabilità ordinaria (art. 2217 codice civile, art. 15 DPR 600/1973), con le merci raggruppate in categorie omogenee per natura e valore; se l'inventario non indica i singoli articoli e il luogo in cui si trovano, le distinte usate per compilarlo vanno tenute a disposizione dell'amministrazione finanziaria. Ai piccoli imprenditori le norme del codice civile sul libro degli inventari non si applicano (art. 2214 c.c.). Se il formato soddisfa i requisiti che valgono per voi, e per quanto tempo conservare i documenti, chiaritelo con il vostro commercialista — noi non siamo consulenti fiscali e questo modello non sostituisce alcuna consulenza.
Sì. Fate una copia per ogni giro di conteggio e indicate il periodo nel nome del file. Ciò che conta è che ogni articolo venga rilevato e che possiate dimostrarlo. Quali procedure di inventario siano adatte al vostro caso lo stabilisce la normativa di ciascun Paese; per l'Italia ne parliamo in inventario nel commercio al dettaglio, ed è bene parlarne anche con il vostro commercialista.
La maggior parte dei software di cassa può esportare le giacenze degli articoli come file CSV o Excel. Copiate quelle colonne nella lista di conteggio. Assicuratevi che i codici vengano letti come testo e non come numero — altrimenti gli zeri iniziali spariscono, e da lì in poi non torna più nulla.
Perché altrimenti è impossibile individuare una differenza. Se avete venti capi dello stesso modello e ne manca uno, il totale non vi dice nulla. Solo la suddivisione per variante vi dice che è sparita la taglia 38 in blu — ed è proprio l'informazione con cui potete riassortire o indagare.
La merce in conto deposito si trova nel vostro negozio ma resta di proprietà del fornitore. Non fa parte delle vostre giacenze, ma va rilevata e indicata separatamente: create quindi un'area apposita. Al contrario, la vostra merce che si trova presso un cliente o in sartoria per le modifiche resta vostra e va contata.
Per la contabilità basta una volta per esercizio: il codice civile prevede che l'inventario sia redatto all'inizio dell'attività e poi ogni anno, e che si chiuda con il bilancio (art. 2217 c.c.). Nella pratica, contare più spesso è decisamente meglio. Contate almeno i vostri gruppi di articoli di maggior valore ogni pochi mesi e individuerete differenze inventariali ed errori di registrazione quando qualcuno ricorda ancora la causa. Con un conteggio a mano è molto lavoro — ed è per questo che la maggior parte dei negozi conta una volta l'anno.
Inviateci il numero approssimativo dei vostri articoli. Calcoliamo quanto durerebbe lo stesso inventario con l'RFID e quanto costerebbe il sistema per il vostro negozio. Senza appuntamento e senza richiamata.