Zählliste, automatische Differenzliste und fertige Auswertung — gebaut für Modeläden und Sportfachgeschäfte. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse, ohne Newsletter.
Funktioniert in Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers und Google Tabellen.
Die Vorlage besteht aus vier Blättern: einer Anleitung, einer Zählliste mit 500 vorbereiteten Zeilen, einer automatischen Differenzliste und einer Auswertung, die Inventurwert und Bestandsgenauigkeit in Prozent berechnet. Der Download erfordert keine Anmeldung und keine E-Mail-Adresse.
Eine Seite: was Sie ausfüllen, was sich selbst rechnet, und fünf Praxistipps, mit denen die Zählung schneller und genauer wird.
Artikelnummer, Bezeichnung, Größe, Farbe, Bereich, Soll, Gezählt, Einkaufspreis. Gelbe Felder ausfüllen, Differenz und Wert rechnen sich automatisch. Mit Filter und Auswahlliste für den Bereich.
Filtert automatisch die Artikel heraus, bei denen Soll und Ist auseinandergehen — inklusive Wert der Differenz. Das ist Ihre Nachzählliste.
Stückzahlen, Fehlmenge, Überbestand, Inventurwert zum Einkaufspreis und Ihre Bestandsgenauigkeit in Prozent. Nichts eintragen, alles automatisch.
Der nützlichste Wert steht ganz unten in der Auswertung: Ihre Bestandsgenauigkeit. Sie sagt Ihnen in einer Zahl, wie sehr Sie Ihrem eigenen Warenwirtschaftssystem trauen können. Im Handel liegt dieser Wert ohne laufende Erfassung erfahrungsgemäß zwischen 65 und 75 Prozent.
Sie füllen nur die gelben Felder aus: Artikelnummer, Bezeichnung, Größe, Farbe, Bereich, Sollbestand, gezählte Menge und Einkaufspreis. Differenz, Wert, Auswertung und Bestandsgenauigkeit rechnen sich daraus von selbst.
| Spalte | Was hineingehört | Tipp |
|---|---|---|
| Artikelnummer | die Nummer aus Ihrer Warenwirtschaft | immer aus dem System übernehmen, nie neu vergeben |
| Bezeichnung | Artikelname, wie er an der Kasse steht | hilft beim Nachzählen, wenn die Nummer nichts sagt |
| Größe, Farbe | die Variante | getrennte Zeile je Variante — sonst finden Sie Differenzen nie |
| Bereich | Fläche, Lager, Schaufenster, Umkleide, Reserviert | Auswahlliste nutzen, nicht frei tippen |
| Soll | Bestand laut System | so kurz wie möglich vor der Zählung exportieren |
| Gezählt | was tatsächlich da ist | leer lassen heißt nicht null — null auch eintragen |
| Einkaufspreis | netto, pro Stück | nur für die Wertermittlung, nicht für die Stückzahl |
Der häufigste Fehler: ein leeres Feld in der Spalte „Gezählt“. Leer und null sind nicht dasselbe. Leer heißt „noch nicht gezählt“, null heißt „gezählt und nicht gefunden“. Wer das vermischt, kann am Ende nicht mehr sagen, ob ein Bereich vergessen wurde oder ob die Ware wirklich fehlt.
Wenn Sie mehr als 500 Zeilen brauchen: letzte Zeile markieren und nach unten ziehen, die Formeln kopieren sich mit. Ab etwa 1.000 Positionen wird das Zählen von Hand allerdings zum Wochenendprojekt — dazu unten mehr.
Ein Beispiel für einen Laden mit rund 2.000 Teilen und zwei Personen. Verschieben Sie die Zeiten nach Ihrem Sortiment, aber behalten Sie die Reihenfolge bei.
| Zeit | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| vorher | Sollbestand exportieren, Liste vorbereiten, Bereiche festlegen | Inhaber |
| 08:00 | Kurze Absprache: Bereiche zuteilen, klären was als ein Teil zählt | alle |
| 08:15 | Fläche zählen, Bereich für Bereich abhaken | Paar 1 |
| 08:15 | Lager zählen | Paar 2 |
| 10:30 | Pause. Nach vier Stunden steigt die Fehlerquote spürbar | alle |
| 10:45 | Restbereiche: Schaufenster, Umkleide, Kassenzone, Reserviertes | alle |
| 12:00 | Listen zusammenführen, Differenzblatt ansehen | Inhaber |
| 12:30 | Nachzählung nur der Differenzen | Paar 1 |
| 13:30 | Ursachen zuordnen, dann erst korrigieren | Inhaber |
Unsere Planungshilfe, keine Norm. Der Punkt daran ist die Reihenfolge: erst vollständig zählen, dann nachzählen, dann korrigieren. Wer diese drei Schritte vermischt, findet am Ende keine Ursache mehr.
Etwa die Hälfte aller Inventurdifferenzen löst sich beim zweiten Blick auf — sie sind Zählfehler, vergessene Bereiche oder nicht eingebuchte Retouren. Deshalb gilt: erst nachzählen, dann Ursache zuordnen, erst danach korrigieren.
Das Differenzblatt der Vorlage zeigt Ihnen genau die Zeilen, bei denen Soll und Ist auseinandergehen. Gehen Sie sie in dieser Reihenfolge durch:
Notieren Sie die Ursache in einer eigenen Spalte. Beim nächsten Mal sehen Sie so auf einen Blick, ob dasselbe Muster wiederkehrt — und das ist die eigentliche Erkenntnis einer Inventur.
Die gezählten Mengen gehen zurück in Ihre Warenwirtschaft, damit Soll und Ist wieder übereinstimmen. Wie das geht, hängt von Ihrem System ab: Manche lesen eine CSV-Datei ein, bei anderen tippt man die Korrekturen von Hand. Verschieben Sie diesen Schritt nicht — eine Inventur, deren Ergebnis nie eingebucht wurde, erzeugt zwei Wahrheiten, und danach traut man keiner.
Aufbewahren sollten Sie die ausgefüllte Liste, das Differenzblatt und die Auswertung. Wie lange und in welcher Form das für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; im Handelsrecht sind für Inventare zehn Jahre vorgesehen. Speichern Sie zusätzlich eine PDF-Fassung — die ist in zehn Jahren mit Sicherheit noch lesbar.
Und notieren Sie sich die Bestandsgenauigkeit aus der Auswertung mit Datum. Nach der zweiten oder dritten Inventur sehen Sie, ob Ihre Prozesse besser werden. Das ist die nützlichste Zahl, die eine Inventur liefert — und die, die fast niemand mitschreibt.
Für ein überschaubares Sortiment ist eine gepflegte Excel-Liste völlig ausreichend, und sie kostet Sie nichts außer Zeit. Zwei Grenzen erreichen Sie allerdings irgendwann:
Die erste ist der Aufwand. Ab etwa 1.000 Positionen wird die Zählung ein Wochenendprojekt mit zwei Personen. Ab 4.000 Teilen sind es realistisch 30 Arbeitsstunden plus ein Tag ohne Umsatz — jedes Jahr aufs Neue.
Die zweite ist die Haltbarkeit. Eine Liste ist eine Momentaufnahme. Sie sagt Ihnen, was am Zähltag da war, nicht was heute da ist. Am Tag nach der Inventur beginnt der Bestand wieder auseinanderzulaufen, und bis zur nächsten Zählung bestellen Sie auf Basis von Schätzwerten.
Genau an dieser Stelle wird RFID interessant: Wenn eine vollständige Zählung ein bis zwei Stunden dauert statt eines Wochenendes, zählen Sie nicht mehr einmal im Jahr, sondern alle paar Wochen — und die Liste stimmt dauerhaft.
Ja, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Newsletter. Wir stellen sie bereit, weil wir Modehändler erreichen wollen, die ihren Bestand ernst nehmen. Wenn Ihnen die Liste hilft und Sie irgendwann feststellen, dass Handzählen zu lange dauert, wissen Sie, wo Sie uns finden.
Die Datei ist eine .xlsx und öffnet sich in Microsoft Excel, in Apple Numbers, in LibreOffice Calc und in Google Tabellen. Die Formeln sind bewusst einfach gehalten, damit sie überall funktionieren.
Die Vorlage ist auf 500 Zeilen vorbereitet. Wenn Sie mehr brauchen, markieren Sie die letzte Zeile und ziehen sie nach unten — die Formeln kopieren sich mit. Ab etwa 1.000 Positionen wird das Zählen von Hand allerdings zum Wochenendprojekt.
Sie zeigt, wie nah Ihr Sollbestand an dem liegt, was tatsächlich im Laden war. 100 Prozent heißt: Kein einziges Teil weicht ab. Im Handel liegt dieser Wert ohne laufende Erfassung erfahrungsgemäß bei 65 bis 75 Prozent. Wenn Sie deutlich darunter liegen, lohnt sich ein Blick auf die Prozesse — meist stecken Retouren, Umtausch oder Schwund dahinter.
Ja, uneingeschränkt, auch in mehreren Filialen. Sie dürfen sie anpassen, umbenennen und weitergeben. Nur weiterverkaufen sollten Sie sie nicht.
Die Zählung selbst können Sie damit sauber dokumentieren. Ob die Form Ihren Anforderungen genügt und wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren müssen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater — wir sind keine Steuerberater und diese Vorlage ist keine Beratung.
Ja, dafür legen Sie pro Zähldurchgang eine Kopie an und tragen im Dateinamen den Zeitraum ein. Wichtig ist, dass jeder Artikel im Geschäftsjahr mindestens einmal erfasst wird und dass Sie das nachweisen können. Ob die permanente Inventur in Ihrem Fall zulässig ist und welche Anforderungen an die Lagerbuchführung bestehen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Die meisten Kassensysteme können den Artikelbestand als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Diese Spalten kopieren Sie in die Zählliste. Achten Sie darauf, dass Artikelnummern als Text und nicht als Zahl eingelesen werden — sonst verschwinden führende Nullen, und dann passt später nichts mehr zusammen.
Weil eine Differenz sonst unauffindbar ist. Wenn Sie zwanzig Stück eines Modells führen und eines fehlt, hilft Ihnen die Gesamtzahl nicht weiter. Erst die Aufteilung nach Variante sagt Ihnen, dass Größe 38 in Blau fehlt — und genau das ist die Information, mit der Sie nachbestellen oder nachforschen können.
Kommissionsware steht in Ihrem Laden, gehört aber noch dem Lieferanten. Sie gehört deshalb nicht in Ihren eigenen Bestand, muss aber erfasst und getrennt ausgewiesen werden. Legen Sie dafür einen eigenen Bereich an. Umgekehrt gilt: Ihre Ware, die gerade beim Kunden oder beim Schneider ist, gehört weiterhin Ihnen und muss mitgezählt werden.
Handelsrechtlich reicht einmal im Geschäftsjahr. Praktisch ist öfter deutlich besser: Wer alle paar Monate zumindest die wertvollsten Warengruppen zählt, erkennt Schwund und Buchungsfehler, solange sich noch jemand an die Ursache erinnert. Mit einer Handzählung ist das Aufwand — genau deshalb zählen die meisten Läden nur einmal im Jahr.
Schicken Sie uns Ihre ungefähre Teilezahl. Wir rechnen Ihnen aus, wie lange dieselbe Inventur mit RFID dauern würde und was das System für Ihren Laden kostet. Ohne Termin, ohne Rückruf.