Die permanente Inventur ist ein Inventurverfahren nach § 241 Abs. 2 HGB, bei dem der Bestand nicht am Bilanzstichtag gezählt wird, sondern laufend fortgeschrieben und mindestens einmal im Wirtschaftsjahr durch eine körperliche Bestandsaufnahme überprüft wird. Sie erspart den Zähltag zum Jahresende — verlangt dafür aber eine lückenlose Lagerbuchführung.
Bei der permanenten Inventur wird der Warenbestand nicht am Bilanzstichtag gezählt, sondern laufend in einer Lagerbuchführung fortgeschrieben. Die körperliche Zählung findet trotzdem statt — nur zu einem frei gewählten Zeitpunkt im Jahr und nicht für alle Artikel gleichzeitig.
Der Regelfall im Handelsrecht ist die Stichtagsinventur: Am Ende des Geschäftsjahres wird alles gezählt, was im Laden liegt und hängt. § 241 Abs. 2 HGB lässt davon eine Ausnahme zu. Sinngemäß heißt es dort: Einer körperlichen Bestandsaufnahme zum Stichtag bedarf es nicht, soweit durch ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren gesichert ist, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne sie festgestellt werden kann.
Dieses „andere Verfahren“ ist die permanente Inventur. Sie besteht aus zwei Teilen, die zusammengehören:
Der zweite Teil wird in der Praxis oft übersehen. Die permanente Inventur schafft das Zählen nicht ab. Sie verschiebt es nur weg vom Stichtag und erlaubt, den Laden in Abschnitten über das Jahr zu verteilen — heute die Damenoberbekleidung, in sechs Wochen die Schuhe, im Frühjahr das Lager.
Vier Dinge müssen zusammenkommen: eine Lagerbuchführung, in der alle Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge stehen; mindestens eine körperliche Bestandsaufnahme je Wirtschaftsjahr; ein unterschriebenes Protokoll darüber; und die Aufklärung jeder Abweichung, bevor der Buchbestand korrigiert wird.
Konkretisiert werden die Anforderungen in den Einkommensteuer-Richtlinien (R 5.3 EStR). Dort stehen die Sätze, an denen sich in einer Betriebsprüfung entscheidet, ob das Verfahren anerkannt wird:
„In den Lagerbüchern und Lagerkarteien müssen alle Bestände und alle Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen werden.“ Eine Summe am Monatsende genügt also nicht.
„In jedem Wirtschaftsjahr muss mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft werden, ob das Vorratsvermögen mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt.“ Der Termin ist frei wählbar.
„Über die Durchführung und das Ergebnis der körperlichen Bestandsaufnahme sind Aufzeichnungen (Protokolle) anzufertigen, die unter Angabe des Zeitpunkts der Aufnahme von den aufnehmenden Personen zu unterzeichnen sind.“
Weicht der gezählte Bestand vom Buchbestand ab, wird die Ursache gesucht und dokumentiert, bevor korrigiert wird. Ein stilles Überschreiben des Buchbestands mit dem Zählergebnis ist keine ordnungsmäßige Inventur.
Hinweis: Wir sind keine Steuerberater und dieser Text ersetzt keine Beratung. Ob die permanente Inventur in Ihrem Fall zulässig ist, wie sie zu dokumentieren ist und welche Warengruppen Sie einbeziehen dürfen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Das Verfahren stellt formale Anforderungen, die vorher feststehen sollten — nicht erst in der Betriebsprüfung.
Man legt einen Zählkalender an, der das Sortiment in Abschnitte teilt, zählt jeden Abschnitt einmal im Jahr, protokolliert jede Zählung und schreibt den Bestand zwischen den Zählungen über Wareneingang und Kasse fort. Zum Bilanzstichtag wird nur noch der fortgeschriebene Wert übernommen.
Ein Modeladen teilt sinnvoll nach Warengruppen und Flächen: Damenoberbekleidung, Herrenoberbekleidung, Schuhe, Accessoires, Lager, Schaufenster. Jeder Abschnitt bekommt einen festen Termin im Jahr. Wichtig ist nur, dass am Ende des Wirtschaftsjahres jeder Artikel mindestens einmal körperlich erfasst wurde.
Am Zähltag wird der Abschnitt aufgenommen und mit dem Buchbestand verglichen. Das Protokoll hält fest, wer wann welchen Bereich gezählt hat, und wird unterschrieben. Das ist kein Bürokratieanhang, sondern genau der Nachweis, den R 5.3 EStR verlangt.
Fehlt ein Teil, ist die erste Frage nicht „abschreiben?“, sondern „wo ist es?“. Verkauft und nicht gebucht, Retoure nicht eingebucht, Ware beim Schneider, Ware in der Umkleide, Etikett beschädigt — das sind die häufigen Ursachen. Erst was danach übrig bleibt, ist Schwund.
Zwischen zwei Zählungen lebt der Bestand von der Fortschreibung: Wareneingänge werden eingebucht, Verkäufe gehen über die Kasse ab, Retouren und Umlagerungen werden erfasst. Wenn diese Kette reißt, trägt das Verfahren nicht mehr.
Kein Zähltag zum Jahresende, keine Schließung, keine Wochenendzuschläge und keine Überstunden im Dezember. Der Bestand ist ganzjährig belastbar statt nur einmal im Jahr, und Fehler fallen früh auf, solange sich die Ursache noch rekonstruieren lässt.
Sie verlangt eine lückenlose, artikelgenaue Lagerbuchführung und diszipliniertes Arbeiten das ganze Jahr über. Wer Wareneingänge sammelt und erst später einbucht, verliert die Grundlage des Verfahrens. Außerdem ist nicht jede Ware zugelassen.
Eine Boutique mit rund 4.000 Teilen teilt ihr Sortiment in vier Abschnitte und legt vier Zähltermine fest:
| Abschnitt | Termin | Teile (ca.) | Anlass |
|---|---|---|---|
| Damenoberbekleidung | Ende Februar | 1.600 | nach dem Winterschlussverkauf |
| Schuhe und Accessoires | Mitte Mai | 900 | vor dem Sommerwareneingang |
| Herrenoberbekleidung | Ende August | 1.100 | vor der Herbstkollektion |
| Lager und Schaufenster | Anfang November | 400 | vor dem Weihnachtsgeschäft |
Jeder Artikel ist damit im Wirtschaftsjahr einmal körperlich erfasst. Vier Protokolle werden geschrieben und unterschrieben. Zwischen den Terminen läuft die Fortschreibung über Wareneingang und Kasse. Zum 31. Dezember wird nur noch der fortgeschriebene Bestand übernommen — der Laden bleibt zwischen den Jahren offen.
Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel für einen Laden mittlerer Größe, keine Erhebung. Wie Sie Ihr Sortiment teilen und wie oft Sie zählen wollen, entscheiden Sie — mindestens einmal im Jahr ist Pflicht, häufiger ist erlaubt.
Ausgenommen sind besonders wertvolle Wirtschaftsgüter und Bestände, bei denen beträchtliche unkontrollierbare Abgänge auftreten — etwa durch Schwund, Verderb oder Verdunsten — und sich diese nicht verlässlich schätzen lassen. Diese Warengruppen müssen weiterhin zum Stichtag gezählt werden.
Für einen Mode- oder Sportladen ist das in der Regel unproblematisch: Kleidung und Schuhe verderben nicht und verdunsten nicht. Zwei Punkte sind trotzdem zu prüfen:
| Verfahren | Rechtsgrundlage | Wann gezählt wird | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | § 240 HGB | am oder nahe am Bilanzstichtag | keine besondere — der Regelfall |
| Permanente Inventur | § 241 Abs. 2 HGB | über das Jahr verteilt, jeder Artikel mindestens einmal | lückenlose Lagerbuchführung, Protokolle |
| Verlegte Inventur | § 241 Abs. 3 HGB | an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende | Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Stichtag |
| Stichprobeninventur | § 241 Abs. 1 HGB | Teilerhebung, hochgerechnet | anerkannte mathematisch-statistische Methoden |
Die Verfahren schließen einander nicht aus. Es ist zulässig, den größten Teil des Sortiments permanent zu führen und einzelne Warengruppen weiterhin zum Stichtag zu zählen. Ausführlich stehen alle vier Wege auf der Seite Inventur im Einzelhandel.
Die permanente Inventur ist seit Jahrzehnten erlaubt. Genutzt wird sie fast nur von Industriebetrieben und großen Lagern. Der Grund liegt nicht im Recht, sondern in der Arbeit:
Ein Modeladen führt seinen Bestand nach Größe und Farbe getrennt. Dasselbe Blusenshirt in sieben Größen und drei Farben sind einundzwanzig Positionen. Bei 4.000 Teilen bedeutet eine körperliche Aufnahme mit dem Handscanner, jedes einzelne Teil in die Hand zu nehmen, das Etikett zu suchen, es gerade zu ziehen und zu scannen. Wer das schon einmal gemacht hat, weiß, dass ein Durchgang ein Wochenende kostet.
Viermal im Jahr ein Wochenende — das rechnet niemand. Also bleibt es beim einen Zähltag zwischen den Jahren, und damit bei der Stichtagsinventur. Nicht weil sie besser wäre, sondern weil der Aufwand der Alternative bisher nicht tragbar war.
RFID senkt die Kosten der körperlichen Bestandsaufnahme so weit, dass sie mehrmals im Jahr möglich wird: Ein Handlesegerät erfasst rund 700 Teile pro Minute durch die Luft, ohne dass ein Teil angefasst werden muss. Ein Laden mit 4.000 Teilen ist damit in ein bis zwei Stunden gezählt statt an einem Wochenende.
Der Engpass der permanenten Inventur war nie die Fortschreibung — die leistet jedes ordentliche Kassensystem. Der Engpass war die körperliche Aufnahme. Genau die wird mit RFID billig.
| Schritt | Mit Handscanner | Mit RFID |
|---|---|---|
| Erfassen | jedes Teil anfassen, Etikett suchen, scannen | am Ständer vorbeigehen |
| Tempo | einige hundert Teile pro Stunde | rund 700 Teile pro Minute |
| 4.000 Teile | ein Wochenende | ein bis zwei Stunden |
| Laden offen? | in der Regel nein | ja, auch während der Öffnungszeit möglich |
Damit kippt die Rechnung. Wenn ein Durchgang zwei Stunden dauert, ist viermal zählen kein Projekt mehr, sondern ein Vormittag im Quartal. Die Voraussetzung von R 5.3 EStR — mindestens einmal jährlich körperlich — ist dann kein Hürde mehr, sondern eine Untergrenze, die man freiwillig überschreitet.
Was RFID nicht leistet: Die Lagerbuchführung, also die laufende Fortschreibung von Zu- und Abgängen, kommt weiterhin aus Ihrem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem. HANGCOUNT ersetzt es nicht und will es nicht ersetzen — wir liefern die schnelle körperliche Aufnahme und übergeben das Ergebnis per CSV oder Excel. Ob Ihr vorhandenes System die Anforderungen an eine Lagerbuchführung erfüllt, prüfen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Zur Einordnung: Untersuchungen im Handel beziffern die Bestandsgenauigkeit ohne RFID auf 65 bis 75 Prozent und mit RFID auf 93 bis 99 Prozent (Beck, A., 2018, „Measuring the Impact of RFID in Retailing“, ECR Shrinkage & OSA Group / GS1 UK, Untersuchung von zehn Handelsunternehmen). Ein Verfahren, das auf der Genauigkeit der Fortschreibung aufbaut, gewinnt durch häufigeres Prüfen unmittelbar an Belastbarkeit.
pro Monat und Standort für die Softwaremonatlich kündbar
einmalig für RFID-Drucker und Handheldeingerichtet geliefert
je RFID-Etikett nach Verbrauchbei 4.000 Teilen rund 480 € im Jahr
Netto, Stand August 2026. Der einmalige Aufwand für das Auszeichnen des vorhandenen Bestands liegt bei rund 200 bis 300 Teilen pro Person und Stunde.
Inventare sind nach § 257 Abs. 4 HGB zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe und sonstige Unterlagen sechs Jahre.
Bei der permanenten Inventur gehören die Zählprotokolle der einzelnen Abschnitte dazu. Sie sind der Nachweis, dass die körperliche Aufnahme stattgefunden hat — ohne sie ist das Verfahren im Zweifel nicht belegbar. Aufbewahrt werden daher:
Eine digitale Ablage ist zulässig, solange die Unterlagen während der Frist lesbar und unverändert verfügbar bleiben. Eine kostenlose Vorlage für Zählliste und Differenzliste finden Sie unter Inventurliste.
Statt einmal im Jahr alles an einem Tag zu zählen, wird der Bestand laufend in einer Lagerbuchführung mitgeführt und die Ware über das Jahr verteilt in Abschnitten gezählt. Jeder Artikel muss dabei mindestens einmal im Wirtschaftsjahr körperlich erfasst werden. Zum Bilanzstichtag wird dann der fortgeschriebene Bestand übernommen.
Der Zähltag zum Jahresende entfällt, der Laden muss dafür nicht schließen, und die Arbeit verteilt sich auf mehrere kurze Abschnitte. Der Bestand ist ganzjährig belastbar statt nur einmal im Jahr, und Differenzen fallen früh genug auf, dass sich die Ursache noch rekonstruieren lässt.
Das Handelsrecht kennt die Stichtagsinventur als Regelfall (§ 240 HGB) und dazu drei Vereinfachungen in § 241 HGB: die Stichprobeninventur (Absatz 1), die permanente Inventur (Absatz 2) und die verlegte Inventur (Absatz 3). Je nachdem, ob man die Stichtagsinventur mitzählt, spricht man deshalb von drei oder vier Verfahren.
Ja. § 241 Abs. 2 HGB erlaubt ausdrücklich, auf die körperliche Bestandsaufnahme zum Stichtag zu verzichten, wenn ein anderes Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert sichert. Die Ausgestaltung regeln die Einkommensteuer-Richtlinien in R 5.3 EStR.
Mindestens einmal in jedem Wirtschaftsjahr muss jeder Artikel körperlich erfasst werden. Der Zeitpunkt ist frei wählbar, und es dürfen verschiedene Warengruppen zu verschiedenen Terminen gezählt werden. Häufiger als einmal jährlich ist erlaubt und erhöht die Genauigkeit.
Besonders wertvolle Wirtschaftsgüter und Bestände mit beträchtlichen unkontrollierbaren Abgängen, die sich nicht verlässlich schätzen lassen. Für Kleidung und Schuhe ist das in der Regel kein Thema; bei Schmuck, Uhren oder stark diebstahlgefährdeten Kleinteilen sollte man es mit dem Steuerberater klären.
Eine artikelgenaue Bestandsführung ist zwingend, und die ist ohne System kaum zu leisten: alle Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge. In der Praxis leistet das ein Kassen- oder Warenwirtschaftssystem. Die körperliche Aufnahme selbst kann mit Handscanner oder mit RFID erfolgen.
Wenn die Warenwirtschaft bereits artikelgenau führt, kostet die Umstellung vor allem Organisation: Zählkalender, Protokollvorlage, Absprache mit dem Steuerberater. Soll die körperliche Aufnahme per RFID laufen, kommen bei HANGCOUNT 99 € im Monat, einmalig 2.900 € für Drucker und Handheld sowie rund 12 Cent je Etikett dazu.
Schicken Sie uns Ihre ungefähre Teilezahl. Wir rechnen Ihnen aus, wie lange ein Durchgang in Ihrem Laden dauern würde und was das System kostet — und sagen Ihnen offen, wenn sich der Wechsel für Sie nicht lohnt.