Die Inventur ist die Tätigkeit — zählen, messen, bewerten. Das Inventar ist das Ergebnis — ein ausführliches Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Menge und Wert. Die Bilanz ist die verdichtete Gegenüberstellung daraus. Die Reihenfolge ist immer dieselbe.
Die Inventur ist die Handlung, das Inventar das Schriftstück, die Bilanz die Zusammenfassung. Man macht eine Inventur, man erstellt daraus ein Inventar, und aus dem Inventar entsteht die Bilanz.
| Inventur | Inventar | Bilanz | |
|---|---|---|---|
| Was es ist | Tätigkeit | Verzeichnis | Gegenüberstellung |
| Rechtsgrundlage | § 240 HGB | § 240 HGB | § 242 HGB |
| Detailtiefe | — | jeder Posten einzeln | zu Gruppen verdichtet |
| Form | — | Staffelform, untereinander | Kontoform, Aktiva gegen Passiva |
| Mengenangaben | — | ja, nach Art und Menge | nein, nur Werte |
| Antwort auf | Was ist tatsächlich da? | Was genau, wie viel, was wert? | Wie steht das Unternehmen? |
Die Inventur ist die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag — zählen, messen, wiegen und bewerten. Sie ist ein Vorgang, kein Dokument.
Im Modeladen ist der Warenbestand der aufwändigste Teil: jedes Teil erfassen, nach Größe und Farbe getrennt, und mit dem Bestand vergleichen, der in den Büchern steht. Alles Weitere zum Ablauf steht auf Was ist eine Inventur? und Inventur im Einzelhandel.
Das Inventar ist das schriftliche Ergebnis der Inventur: ein ausführliches Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden, jeweils mit Art, Menge und Wert. Es steht in Staffelform untereinander, nicht in zwei Spalten.
§ 240 Abs. 1 HGB verlangt, Grundstücke, Forderungen und Schulden, den Betrag des baren Geldes sowie die sonstigen Vermögensgegenstände „genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben“.
Umgangssprachlich meint „Inventar“ oft nur die Ladeneinrichtung — Regale, Theke, Kasse. Im handelsrechtlichen Sinn umfasst das Inventar alles: Ware, Einrichtung, Bargeld, Forderungen und auf der anderen Seite die Schulden.
Die Bilanz ist eine verdichtete Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden in Kontoform: links die Aktiva, rechts die Passiva. Beide Seiten sind immer gleich hoch. Zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung bildet sie den Jahresabschluss.
§ 242 Abs. 1 HGB: Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss jedes Geschäftsjahres „einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluß (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen“. Absatz 3 ergänzt: „Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluß.“
Nach § 242 Abs. 4 HGB gilt diese Pflicht nicht für Einzelkaufleute, die unter die Befreiung des § 241a HGB fallen — also unter 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen.
Der Bestand wird körperlich aufgenommen und bewertet. Differenzen zum Buchbestand werden geklärt, bevor korrigiert wird.
Das Ergebnis wird als Verzeichnis niedergeschrieben: jeder Posten mit Art, Menge und Wert, darunter die Schulden, darunter das Reinvermögen.
Die Posten des Inventars werden zu Gruppen zusammengefasst und in Kontoform gegenübergestellt: Aktiva links, Passiva rechts.
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen ergeben den Jahresabschluss nach § 242 Abs. 3 HGB.
Jede Stufe verdichtet die vorherige. Deshalb kann man aus einer Bilanz nicht ablesen, wie viele blaue Blusen in Größe 38 im Laden hängen — aus dem Inventar schon.
In drei Teilen untereinander: zuerst das Vermögen, dann die Schulden, dann das Reinvermögen als Differenz aus beidem. Diese Darstellung untereinander heißt Staffelform.
| Teil | Inhalt | Beispiel im Modeladen |
|---|---|---|
| A. Vermögen | Anlagevermögen, dann Umlaufvermögen | Ladeneinrichtung, Warenbestand, Kassenbestand, Forderungen |
| B. Schulden | langfristige, dann kurzfristige | Darlehen, offene Lieferantenrechnungen |
| C. Reinvermögen | Vermögen minus Schulden | das Eigenkapital |
Innerhalb des Vermögens wird nach Liquidität geordnet: was am längsten im Betrieb bleibt, steht oben. Der Warenbestand ist der Posten, den die Inventur im Laden eigentlich ermittelt — und der Posten, bei dem die meisten Fehler entstehen.
In Kontoform, zwei Seiten nebeneinander. Links die Aktiva: wofür das Geld verwendet wurde. Rechts die Passiva: woher es kommt. Beide Seiten sind immer gleich hoch — daher der Name.
| Aktiva (Mittelverwendung) | Passiva (Mittelherkunft) |
|---|---|
| Anlagevermögen — Ladeneinrichtung, Kasse, Rechner | Eigenkapital |
| Umlaufvermögen — Warenbestand, Forderungen, Bank, Kasse | Verbindlichkeiten — Darlehen, Lieferanten |
Der Unterschied zum Inventar springt hier ins Auge: keine Stückzahlen, keine einzelnen Artikel, nur Gruppen und Werte. Der gesamte Warenbestand eines Modeladens steht als eine einzige Zahl da.
Weil beide unterschiedliche Fragen beantworten. Das Inventar beantwortet: Was genau ist vorhanden? Die Bilanz beantwortet: Wie steht das Unternehmen?
Das ist auch der Grund, warum die Zählprotokolle mit aufbewahrt werden müssen. Sie sind der Weg von der Ware im Regal zur Zahl in der Bilanz.
Beide zehn Jahre nach § 257 Abs. 4 HGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe und sonstige Unterlagen sechs Jahre.
Aufzubewahren sind dabei nicht nur die beiden Dokumente selbst, sondern auch die Unterlagen, die sie tragen: Zähllisten, Differenzlisten und die Dokumentation, wie die Differenzen aufgelöst wurden. Eine digitale Ablage ist zulässig, solange alles während der Frist lesbar und unverändert verfügbar bleibt.
Hinweis: Wir sind keine Steuerberater und dieser Text ersetzt keine Beratung. Welche Unterlagen Sie in Ihrem Fall wie lange aufbewahren müssen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Die Inventur ist die Tätigkeit: zählen, messen, bewerten. Das Inventar ist das Ergebnis: das schriftliche Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Art, Menge und Wert. Man macht eine Inventur und erstellt ein Inventar.
Das Inventar führt jeden Posten einzeln mit Menge und Wert auf und steht in Staffelform untereinander. Die Bilanz fasst die Posten zu Gruppen zusammen, nennt nur Werte ohne Mengen und stellt Aktiva und Passiva in Kontoform gegenüber.
Die Einzelposten des Inventars werden zu den gesetzlich vorgegebenen Bilanzgruppen verdichtet. Aus tausenden Artikelzeilen wird ein Posten „Warenbestand“, aus einzelnen Rechnungen ein Posten „Verbindlichkeiten“.
Drei Teile untereinander: das Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen), die Schulden (langfristig und kurzfristig) und das Reinvermögen als Differenz aus beidem. Jeder Posten mit Art, Menge und Wert.
Staffelform heißt untereinander: Vermögen, dann Schulden, dann das Reinvermögen — so ist das Inventar aufgebaut. Kontoform heißt nebeneinander: Aktiva links, Passiva rechts — so ist die Bilanz aufgebaut.
Ja. Die Bilanz ist ohne Inventar nicht belegt. Wer einen Warenbestand ausweist, muss zeigen können, wie die Zahl zustande kam — deshalb gehören auch die Zähllisten und Differenzlisten zu den aufzubewahrenden Unterlagen.
Nein. Das Anlagenverzeichnis erfasst nur das Anlagevermögen — Einrichtung, Geräte, Fahrzeuge. Das Inventar umfasst zusätzlich Warenbestand, Bargeld, Forderungen und die Schulden.
Jeder Kaufmann nach § 242 HGB. Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die unter die Befreiung des § 241a HGB fallen — unter 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen.
Der Warenbestand ist der Posten, bei dem die meisten Fehler entstehen. Schicken Sie uns Ihre Teilezahl — wir rechnen Ihnen aus, was eine belastbare Zählung bei Ihnen kostet.