Eine Inventur ist die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag, nach Art, Menge und Wert. Sie ist die Tätigkeit des Zählens, Messens und Bewertens — das Ergebnis heißt Inventar. § 240 HGB verpflichtet jeden Kaufmann dazu.
Die Inventur ist die Tätigkeit: zählen, messen, wiegen, bewerten. Erfasst werden nicht nur die Waren, sondern das gesamte Vermögen und alle Schulden — Grundstücke, Forderungen, Bargeld, Einrichtung, Warenbestand und Verbindlichkeiten.
§ 240 Abs. 1 HGB formuliert es so: Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes „seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben“. Absatz 2 verlangt dasselbe danach für den Schluss jedes Geschäftsjahres.
Im Handel denkt man bei Inventur zuerst an die Ware, und in einem Modeladen ist der Warenbestand tatsächlich der größte und aufwändigste Posten. Rechtlich ist er aber nur ein Teil davon.
Das Wort geht auf das lateinische invenire zurück — finden, vorfinden. Gemeint ist genau das: festzustellen, was tatsächlich vorhanden ist, statt sich auf die Bücher zu verlassen.
Umgangssprachlich wird „Inventur“ oft mit „Inventar“ verwechselt. Die Trennung ist einfach:
Ausführlich steht das auf der Seite Inventur, Inventar und Bilanz.
Weil die Bücher nur zeigen, was da sein sollte. Die Inventur stellt fest, was tatsächlich da ist. Erst die Differenz zwischen beidem macht Schwund, Fehlbuchungen und Diebstahl sichtbar — und erst der geprüfte Bestand trägt die Bilanz.
Drei Gründe, in dieser Reihenfolge:
Ohne Inventur keine ordnungsmäßige Buchführung und kein belastbarer Jahresabschluss. Das Finanzamt kann den Bestand sonst schätzen.
Der Warenbestand geht als Vermögensposten in die Bilanz ein. Ist er zu hoch angesetzt, wird ein Gewinn ausgewiesen, den es nicht gibt.
Der betriebswirtschaftliche Grund, und für den Alltag der wichtigste. Nachbestellen, reduzieren und umlagern setzen voraus, dass die Zahl stimmt.
Zur Größenordnung: Untersuchungen im Handel beziffern die Bestandsgenauigkeit ohne RFID auf 65 bis 75 Prozent, mit RFID auf 93 bis 99 Prozent (Beck, A., 2018, „Measuring the Impact of RFID in Retailing“, ECR Shrinkage & OSA Group / GS1 UK, Untersuchung von zehn Handelsunternehmen). Wer einmal im Jahr zählt, kennt seinen Bestand einmal im Jahr genau und danach elf Monate lang ungefähr.
Jeder Kaufmann nach § 240 HGB. Befreit sind Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a HGB). Steuerlich gelten über § 140 und § 141 AO vergleichbare Grenzen.
§ 241a HGB im Wortlaut: „Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden.“ Die Werte wurden durch das Wachstumschancengesetz angehoben.
Zwei Missverständnisse, die in Ladengesprächen regelmäßig vorkommen:
Hinweis: Wir sind keine Steuerberater und dieser Text ersetzt keine Beratung. Ob Sie inventurpflichtig sind und welche Grenzen in Ihrem Fall greifen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten, muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen. § 241 HGB erlaubt zusätzlich, den Zähltermin zu verschieben oder über das Jahr zu verteilen.
Der 31. Dezember ist also kein Gesetz, sondern eine Gewohnheit. Für einen Modeladen ist er sogar der ungünstigste Termin überhaupt: Er liegt mitten im Weihnachtsgeschäft und unmittelbar vor dem Winterschlussverkauf, wenn der Bestand am größten und die Zeit am knappsten ist.
Wer sein Geschäftsjahr auf ein anderes Datum legen will, muss das mit dem Finanzamt klären. Einfacher ist meist, den Zähltermin zu verschieben — die verlegte Inventur erlaubt einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende.
| Gruppe | Beispiele im Modeladen | Wie erfasst |
|---|---|---|
| Warenbestand | Ware auf der Fläche, im Lager, im Schaufenster, in der Umkleide | körperlich zählen |
| Anlagevermögen | Ladeneinrichtung, Kasse, Rechner, Drucker | Anlagenverzeichnis, körperlich prüfen |
| Bargeld | Kassenbestand, Wechselgeld | zählen |
| Forderungen | offene Rechnungen, Gutscheine | aus den Büchern |
| Verbindlichkeiten | offene Lieferantenrechnungen, Darlehen, Miete | aus den Büchern |
| Fremde Ware | Kommissionsware, Ware beim Schneider, beim Kunden | gesondert kennzeichnen |
Der letzte Punkt wird am häufigsten falsch gemacht. Kommissionsware gehört nicht Ihnen und darf nicht als Ihr Vermögen gezählt werden; eigene Ware, die gerade beim Schneider liegt, gehört Ihnen sehr wohl und muss mit.
In drei Phasen: Vorbereitung ein bis zwei Wochen vorher, der Zähltag selbst, und die Nachbereitung mit Differenzklärung. Die dritte Phase wird regelmäßig unterschätzt — sie dauert oft länger als das Zählen.
Der vollständige Ablauf mit Zeitplan und den sieben häufigsten Fehlern steht auf Inventur im Einzelhandel. Eine kostenlose Zählliste mit automatischer Differenzliste finden Sie unter Inventurliste.
Das HGB kennt die Stichtagsinventur als Regelfall und drei Vereinfachungen: die Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1), die permanente Inventur (§ 241 Abs. 2) und die verlegte Inventur (§ 241 Abs. 3). Dazu kommt die Unterscheidung zwischen körperlicher Inventur und Buchinventur.
| Verfahren | Rechtsgrundlage | Kurz |
|---|---|---|
| Stichtagsinventur | § 240 HGB | alles am oder nahe am Bilanzstichtag |
| Verlegte Inventur | § 241 Abs. 3 HGB | ein Tag innerhalb von drei Monaten davor oder zwei danach |
| Permanente Inventur | § 241 Abs. 2 HGB | über das Jahr verteilt, jeder Artikel mindestens einmal |
| Stichprobeninventur | § 241 Abs. 1 HGB | Teilerhebung, statistisch hochgerechnet |
Alle Verfahren mit Voraussetzungen, Vor- und Nachteilen stehen auf der Seite Inventurarten.
| Begriff | Was es ist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Inventur | die Tätigkeit: zählen, messen, bewerten | § 240 HGB |
| Inventar | das Ergebnis: ein Verzeichnis aller Posten mit Menge und Wert | § 240 HGB |
| Bilanz | die verdichtete Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden | § 242 HGB |
Die Reihenfolge ist immer dieselbe: Inventur liefert das Inventar, das Inventar trägt die Bilanz. Ausführlich auf Inventur, Inventar und Bilanz.
Zuerst wird die Ursache gesucht, nicht abgeschrieben. Die häufigsten Gründe sind Buchungsfehler, nicht eingebuchte Retouren und vergessene Bereiche — erst was danach übrig bleibt, ist echter Schwund.
Typische Ursachen, in der Reihenfolge, in der man sie prüfen sollte:
Die Korrektur erfolgt erst nach der Zuordnung, und die Zuordnung wird dokumentiert. Ein stilles Überschreiben des Buchbestands mit dem Zählergebnis ist keine ordnungsmäßige Inventur — und nimmt Ihnen die einzige Gelegenheit, den Fehler abzustellen.
Eine Inventur ist das Zählen und Bewerten von allem, was dem Unternehmen gehört und was es schuldet, zu einem bestimmten Stichtag. Im Laden heißt das vor allem: jedes Warenstück erfassen und mit dem Bestand vergleichen, der in den Büchern steht.
Das Wort geht auf das lateinische invenire zurück — finden, vorfinden. Es beschreibt genau die Aufgabe: festzustellen, was tatsächlich vorhanden ist, statt sich auf die Aufzeichnungen zu verlassen.
Jeder Kaufmann nach § 240 HGB. Befreit sind nach § 241a HGB Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Kapitalgesellschaften sind immer verpflichtet.
Einmal zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten. Häufiger zählen ist erlaubt und bei der permanenten Inventur sogar üblich.
Nein. Sie muss zum Schluss des Geschäftsjahres erfolgen, und § 241 HGB erlaubt zusätzlich, den Termin zu verlegen oder die Zählung über das Jahr zu verteilen. Für Modehändler ist der Jahreswechsel meist der ungünstigste Zeitpunkt.
Die Inventur ist die Tätigkeit — zählen, messen, bewerten. Das Inventar ist das Ergebnis — das schriftliche Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Menge und Wert.
Sauberer ist es, den Bestand während der Zählung nicht zu bewegen. Lässt sich das nicht vermeiden, muss jede Bewegung während der Aufnahme festgehalten und beim Abgleich berücksichtigt werden. Mit RFID entfällt das Problem weitgehend, weil ein Durchgang ein bis zwei Stunden dauert.
Zehn Jahre nach § 257 Abs. 4 HGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem es entstanden ist. Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe sechs Jahre.
Schicken Sie uns Ihre ungefähre Teilezahl. Wir rechnen Ihnen aus, wie lange Ihre Inventur mit RFID dauern würde — und sagen Ihnen offen, wenn sich das für Sie nicht trägt.