Inventurarten unterscheidet man nach drei Merkmalen: nach der Art der Erfassung (körperliche Inventur oder Buchinventur), nach dem Zeitpunkt (Stichtag, verlegt oder permanent) und nach dem Umfang (Vollerhebung oder Stichprobe). Diese Seite ordnet alle Verfahren ein und sagt, welches zu welchem Laden passt.
Man ordnet sie nach drei Merkmalen. Nach der Erfassung: körperliche Inventur oder Buchinventur. Nach dem Zeitpunkt: Stichtagsinventur, verlegte Inventur oder permanente Inventur. Nach dem Umfang: Vollerhebung oder Stichprobeninventur. Ein Verfahren kann also mehreren Gruppen gleichzeitig angehören.
Diese Dreiteilung erklärt, warum unterschiedliche Quellen von drei, vier oder fünf Inventurarten sprechen — sie zählen entlang verschiedener Achsen.
| Merkmal | Arten | Frage dahinter |
|---|---|---|
| Art der Erfassung | körperliche Inventur, Buchinventur | Wird gezählt oder aus Aufzeichnungen abgeleitet? |
| Zeitpunkt | Stichtag, verlegt, permanent | Wann wird gezählt? |
| Umfang | Vollerhebung, Stichprobe | Wird alles erfasst oder ein Teil? |
Wer nach drei Arten fragt, meint meist die Einteilung nach dem Zeitpunkt: Stichtagsinventur, verlegte Inventur und permanente Inventur. Zählt man die Stichprobeninventur dazu, sind es vier; unterscheidet man zusätzlich körperliche Inventur und Buchinventur, sind es fünf.
Die Zahl allein sagt also wenig. Belastbar ist die Einteilung nach dem Gesetz:
Das ergibt ein Regelverfahren und drei Ausnahmen. Alles andere sind Unterteilungen nach Erfassungsart oder Bewertungsvereinfachungen, keine eigenen Inventurarten im Sinne des Gesetzes.
Bei der körperlichen Inventur wird gezählt, gemessen oder gewogen — das Vermögen wird tatsächlich in Augenschein genommen. Bei der Buchinventur wird der Bestand aus Belegen und Aufzeichnungen abgeleitet. Beides ist zulässig, aber nicht für dieselben Posten.
| Körperliche Inventur | Buchinventur | |
|---|---|---|
| Vorgehen | zählen, messen, wiegen | aus Belegen ableiten |
| Typisch für | Warenbestand, Ladeneinrichtung, Bargeld | Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankguthaben |
| Im Modeladen | die eigentliche Arbeit | schnell erledigt |
Der Warenbestand lässt sich nicht per Buchinventur erledigen — genau dort entstehen ja die Differenzen, die man finden will. Ein Bankguthaben dagegen zählt niemand körperlich; dafür genügt der Kontoauszug.
Die Stichtagsinventur ist der Regelfall: Der gesamte Bestand wird am Bilanzstichtag oder in unmittelbarer Nähe dazu aufgenommen. Sie braucht keine besonderen Voraussetzungen — dafür den größten Aufwand an einem einzigen Tag.
Bei der verlegten Inventur wird an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende gezählt. Der Bestand wird dann rechnerisch auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
§ 241 Abs. 3 HGB im Kern: Vermögensgegenstände brauchen im Inventar zum Geschäftsjahresende nicht verzeichnet zu werden, wenn sie in einem besonderen Inventar erfasst wurden, das für einen Tag „innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluß des Geschäftsjahrs“ aufgestellt ist — und wenn durch ein ordnungsgemäßes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gesichert ist, dass der Bestand zum Stichtag ordnungsgemäß bewertet werden kann.
Für einen Modeladen ist das der einfachste Schritt weg vom Jahreswechsel: Gezählt wird beispielsweise Ende Oktober oder Ende Februar, wenn der Bestand klein und die Zeit da ist. Die Fortschreibung dazwischen übernimmt das Kassensystem.
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand laufend in einer Lagerbuchführung fortgeschrieben und über das Jahr verteilt gezählt — jeder Artikel mindestens einmal im Wirtschaftsjahr. Der Zähltag zum Jahresende entfällt.
Voraussetzung nach § 241 Abs. 2 HGB und R 5.3 EStR sind eine lückenlose Lagerbuchführung mit allen Zu- und Abgängen einzeln nach Tag, Art und Menge, mindestens eine körperliche Bestandsaufnahme je Wirtschaftsjahr und ein unterschriebenes Protokoll darüber.
Das Verfahren ist für Modehändler das attraktivste und wird trotzdem kaum genutzt — weil ein vollständiger Durchgang mit dem Handscanner ein Wochenende kostet. Alles dazu auf der Seite Permanente Inventur.
Bei der Stichprobeninventur wird nur ein Teil des Bestands gezählt und der Gesamtbestand mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden hochgerechnet. § 241 Abs. 1 HGB erlaubt das ausdrücklich, verlangt aber ein Verfahren, das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Der Gesetzestext: „Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Das Verfahren muß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.“
Für kleine Modehändler ist das Verfahren in der Praxis selten sinnvoll. Es lohnt sich dort, wo viele gleichartige Posten in großer Zahl liegen — Schrauben, Verbrauchsmaterial, Massenware im Lager. Ein Sortiment aus Einzelteilen in sieben Größen und drei Farben ist statistisch kein dankbarer Fall, und der Aufwand für ein anerkanntes Stichprobenverfahren übersteigt schnell den Aufwand des Zählens.
Zwei weitere Vereinfachungen stehen nicht in § 241, sondern in § 240 HGB. Sie betreffen nicht das Zählen, sondern das Bewerten — deshalb sind es keine eigenen Inventurarten:
Sachanlagevermögen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe dürfen mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert angesetzt werden, wenn sie regelmäßig ersetzt werden, von nachrangiger Bedeutung sind und nur geringe Bestandsveränderungen aufweisen. Das Gesetz verlangt dabei ausdrücklich: „Jedoch ist in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen.“ Im Laden kommt das etwa für Bügel oder Verpackungsmaterial in Betracht — nicht für die Ware.
Gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens dürfen zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert bewertet werden. Gezählt werden muss trotzdem — vereinfacht wird nur die Preisermittlung.
| Ausgangslage | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Kleiner Laden, Bestand auf Papier, keine artikelgenaue Warenwirtschaft | Stichtagsinventur | alles andere setzt eine Bestandsfortschreibung voraus, die es nicht gibt |
| Artikelgenaues Kassensystem, Jahreswechsel ist die schlimmste Zeit | verlegte Inventur | ein Termin nach hinten oder vorn, ohne neue formale Anforderungen im Alltag |
| Artikelgenau, Bestand soll ganzjährig stimmen, RFID vorhanden oder geplant | permanente Inventur | ein Durchgang dauert ein bis zwei Stunden statt eines Wochenendes |
| Sehr viele gleichartige Posten, etwa im Zentrallager | Stichprobeninventur | statistisch belastbar, wo Einzelzählung unverhältnismäßig wäre |
Die Verfahren schließen einander nicht aus. Es ist zulässig, den größten Teil des Sortiments permanent zu führen und einzelne Warengruppen — etwa besonders wertvolle Einzelstücke — weiterhin zum Stichtag zu zählen.
Hinweis: Wir sind keine Steuerberater und dieser Text ersetzt keine Beratung. Welches Verfahren in Ihrem Fall zulässig ist und wie es zu dokumentieren ist, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater — insbesondere bei Stichproben- und permanenter Inventur, die beide formale Anforderungen an die Aufzeichnungen stellen.
Nach dem Zeitpunkt: Stichtagsinventur, verlegte Inventur und permanente Inventur. Nach dem Umfang: Vollerhebung und Stichprobeninventur. Nach der Erfassung: körperliche Inventur und Buchinventur. Rechtsgrundlage sind § 240 HGB für den Regelfall und § 241 HGB für die drei Vereinfachungen.
Gemeint ist meist die Einteilung nach dem Zeitpunkt: Stichtagsinventur, verlegte Inventur und permanente Inventur. Zählt man die Stichprobeninventur nach § 241 Abs. 1 HGB dazu, sind es vier Verfahren.
Bei der körperlichen Inventur wird gezählt, gemessen oder gewogen. Bei der Buchinventur wird der Bestand aus Belegen und Aufzeichnungen abgeleitet. Der Warenbestand verlangt eine körperliche Aufnahme; Forderungen und Bankguthaben werden per Buchinventur erfasst.
Formal die Stichtagsinventur — sie stellt keine besonderen Anforderungen an Aufzeichnungen. Im Arbeitsaufwand ist sie die anstrengendste, weil alles an einem Tag passiert. Die permanente Inventur dreht das um: mehr Anforderungen im Alltag, kein Zähltag.
Ja. Es ist zulässig, den größten Teil des Sortiments permanent zu führen und einzelne Warengruppen zum Stichtag zu zählen. Besonders wertvolle Güter sind von der permanenten Inventur sogar ausgenommen.
Meist nicht. Das Verfahren spielt seine Stärke bei vielen gleichartigen Posten aus. Ein Sortiment aus Einzelteilen in mehreren Größen und Farben ist statistisch ungünstig, und der Aufwand für ein anerkanntes Verfahren übersteigt schnell den Aufwand des Zählens.
Nein. Festwert (§ 240 Abs. 3 HGB) und Gruppenbewertung (§ 240 Abs. 4 HGB) sind Bewertungsvereinfachungen, keine Verfahren der Bestandsaufnahme. Beim Festwert verlangt das Gesetz in der Regel alle drei Jahre trotzdem eine körperliche Bestandsaufnahme.
Die permanente Inventur, wenn die körperliche Aufnahme schnell genug geht. Mit RFID dauert ein Durchgang in einem Laden mit rund 4.000 Teilen ein bis zwei Stunden — das ist auch während der Öffnungszeit möglich.
Schicken Sie uns Ihre ungefähre Teilezahl und wie Sie heute zählen. Wir sagen Ihnen, welches Verfahren realistisch ist — auch dann, wenn es nicht unseres ist.